Jochen: Ach Mensch, das ist ja richtig schön warm heute, Achim, hier. Wenn ich da so rausschaue bei dir und den Pool da hinter dir sehe, dann denke ich mir, dass du bestimmt da nachher wieder reinspringst.
Achim: Ja, das wird wahrscheinlich passieren.
Jochen: Aber bevor das passiert, sollten wir nochmal darauf hinweisen, dass wir diesen wunderbaren Podcast auch zur Verfügung als Download/als PDF haben unter: unternehmer.link/47. Und uns heute dann einer Realität zuwenden, nämlich nicht den Soft Skills, sondern was ist heute Thema, Achim?
Achim: Ja, heute sind die harten Fakten zur Abwechslung mal Thema.
Jochen: Heute sind die harten Fakten zur Abwechslung mal Thema.
Achim: Ja genau.
Jochen: Das hört sich sehr gut an. Da bin ich ganz bei dir und freue mich schon darauf, weil ich weiß, da bist du ein absoluter Experte für. Und ich freue mich, dass du heute zu diesem Thema dabei bist.
Achim: Ja und ich mich erst, du.
Jochen: Ja, wie packen wir das denn an? Also ich finde, dass es vielleicht noch eine Idee wäre, zu gucken, wie sich der ganze Sachverhalt verändert, wenn ich plötzlich nicht mehr selbstständig bin, sondern von dem Selbstständigen mich weiterentwickle zum Unternehmer. Was meinst du?
Achim: Ja, das ist ein guter Ansatz. Also ich denke, jeder macht das anders mit seinen Zahlen, mit seinem Controlling, mit den Fakten, wie er damit umgeht, aber spätestens, wenn man anfängt vom Selbstständigen zum Unternehmer zu werden, dann gibt es natürlich die Gefahr, dass man das so ein bisschen miteinander vermischt, weil Dinge auch nicht mehr so sofort ersichtlich sind, weil man selber ja nicht mehr die einzige Einnahmequelle ist, sondern ein Team hat, Mitarbeiter und das heißt, einen anderen Kostenapparat, andere Parameter, die da reinspielen und insofern wird es natürlich umso wichtiger, mich genau mit meinen Kennzahlen zu beschäftigen.
Jochen: Ja, gehen wir vielleicht mal einen Schritt zurück. Also ich bin jetzt Unternehmer und bisher war ich selbstständig und bisher habe ich alles selber gemacht. Das heißt, im Grunde genommen war es relativ einfach; ich habe meine Arbeit selber gemacht, hab eine bestimme Stundenanzahl gearbeitet und am Ende des Monats X raus, habe vielleicht noch ein paar Kosten, die ich abgezogen habe und dann weiß ich relativ genau, wo ich stehe, wenn ich über meine Stunden Buch geführt habe, wo es ja diverse Programme gibt, die ich nutzen kann. Dann habe ich zum Beispiel auch Smoice von dem guten Kollegen Niels, da gibt es auch die Möglichkeit, seine Stunden zu erfassen, was sehr, sehr praktisch ist, weil dann weiß ich immer ganz genau, wo ich stehe.
Jetzt ist aber das Problem, jetzt klappt das irgendwann nicht mehr, weil ich sage jetzt, jetzt fange ich an zu sagen, ich mache nicht mehr alles selber und ich suche mir jetzt jemand, source bestimmte Sachen aus, lass die produzieren, hab vielleicht Mitarbeiter, die Dinge erledigen. Und schon ändert sich das Ganze, weil dann kann ich nicht sagen, die Stunden habe ich gearbeitet und das entspricht jetzt meinem Verdienst und gut ist.
Achim: Ja.
Jochen: Sondern wir haben eine völlig andere Voraussetzung dann und ich möchte trotzdem aber wissen, wo ich stehe mit meinem Unternehmen. Und das ist ein Punkt, wo ich dir sehr dankbar bin, Achim, weil du hast mir da sehr, sehr geholfen in dieser Richtung.
Achim: Das freut mich.
Jochen: Und ich kann jedem nur empfehlen, der ein solches Thema hat sozusagen in dem Bereich auch der Kennzahlen, im Bereich der Zahlen, sich einfach auch direkt an Achim zu wenden, der uns sozusagen heute auch so ein bisschen mit auf den Weg gibt, was er auch mir mit auf den Weg gegeben hat, zu sagen, wie ich das denn darstellen kann, wie das denn jetzt genau geht. Weil ganz ehrlich, Achim, du bist für mich dahingehend auch ein Experte, weil du das ja quasi in deinem Unternehmen anhand der Methodik, die du jetzt vorstellen wirst, auch schon jahrelang so machst und erfolgreich machst und das macht das ja so charmant, will ich mal sagen.
Achim: Das hast du hübsch formuliert, ja.
Jochen: Ja. Wir reden hier nicht über graue Theorie, sondern das sind nicht nur die harten Fakten, sondern die harten Fakten der harten Fakten.
Achim: Richtig, ja.
Jochen: Dass du quasi derjenige bist, der das bei sich irgendwann eingeführt hat im Zuge der Entwicklung des Unternehmens, weil du dir gesagt hast… ja, was war die Motivation für dich, das einzuführen, dieses „System“ könnte man sagen?
Achim: Ja, die Motivation? Also es gab mehrere. Also zum einen natürlich ganz klar war der Punkt, wie du schon eben beschrieben hast, dass es auch größer geworden ist. Also ich habe ja auch ganz klassisch als Selbstständiger angefangen so von zu Hause aus. Bei mir damals noch neben dem Studium, da hat sich das entwickelt und wenn ich dann ein paar Jahre später zurückgeblickt habe, habe ich festgestellt, das ist ein Unternehmen, oder es ist sogar ein Unternehmen geworden.
Von der Selbstständigkeit ist es ein Unternehmen geworden und es gibt eben plötzlich einen ganz anderen Apparat und es ist auch nicht mehr so überschaubar. Also wie du schon sagst, am Anfang war es ja ganz einfach: Ich schreibe eine Rechnung, ich weiß, was ich gearbeitet habe und was ich verdiene. Das war so ein bisschen wie mein Gehaltszettel.
Der erste Punkt war, damals schon ganz klein angefangen überhaupt, das habe ich als Selbstständiger irgendwann getan und kann ich auch nur jedem empfehlen, wer es nicht sowieso macht, dass ich Privat- und Geschäftskunden allein schon getrennt habe.
Jochen: Ja, definitiv.
Achim: Also ich treffe immer wieder noch Menschen, die das nicht tun, die also selbstständig sind und die alles über ein Konto laufen lassen. Und das ist schon mal so der erste Step, wo ich jedem nur dringend raten kann, das zu behandeln wie auch eben ein Gehalt und zu sagen: „Okay, was brauche ich jeden Monat?“ und das von einem Konto aufs andere zu überweisen.
Jochen: Genau.
Achim: Genauso mit den Steuerzahlungen. Ich habe auch schon sehr, sehr viele Selbstständige kennengelernt, denen auch die Steuer das Genick gebrochen hat über kurz oder lang.
Jochen: Ja, die beliebte Umsatzsteuer zum Beispiel, ne? Die ich dann abführen muss.
Achim: Beispielsweise die Umsatzsteuer. Man denkt sich so, „Ah wunderbar, jetzt habe ich irgendwie 1000 Euro bekommen“, also eigentlich sind es dann mehr irgendwie 1190 mit Mehrwertsteuer und die 190, die gibt man dann gerne auch mit aus.
Jochen: Genau, vor allem wenn es knapp wird.
Achim: Was jetzt nicht unbedingt so wahnsinnig gut ist. Genau, vor allen Dingen wenn es knapp wird, aber in guten Zeiten heißt es dann, „Ich gönne mir mal was“ und man packt das dann nicht wieder zurück.
Jochen: Genau.
Achim: Und neben dem, dass ja von den 1000 Euro im Zweifelsfalle, je nach Verdienst, auch nochmal zwischen 10 und 45% Einkommenssteuer fällig werden und das auf den Schirm zu haben.
Ich muss sagen, wie gesagt, ich habe das vom Studium heraus das ja gemacht die Selbstständigkeit, bin ich in die Selbstständigkeit gegangen und ich hatte genau dieses Problem. Ich war halt noch zu unbedarft, obwohl ich nun Betriebswirtschaft studiert hatte, aber das habe ich dort nun nicht gelernt.
Jetzt mögen einige sagen, der gesunde Menschenverstand hätte es auch getan. – Ja, das wäre vielleicht so, aber so die eine oder andere Erfahrung durfte ich auch machen, wo dann plötzlich, wenn man eine gewisse Zeit selbstständig ist, ja das Thema auftaucht, dass man am Anfang noch gar keine Steuern zahlt und dann irgendwann kommt das Finanzamt und sagt: „Wunderbar, für das vergangene Jahr hätten wir jetzt gerne die Einkommenssteuer und auch die Mehrwertsteuer und wir hätten für das laufende Jahr und für die Zukunft haben wir gleich mal ein paar Vorauszahlungen“.
Jochen: Ja.
Achim: Und dann sieht das plötzlich unter Umständen ziemlich düster aus, wenn man das nicht auch von den Konten her sauber getrennt hat.
Jochen: Ja, da ist das so, dass das dann spätestens wahrscheinlich der erste Moment ist, wo man sein Finanzamt auch dann mal von innen kennenlernt, wenn man mit den Damen und Herren dann nochmal intensive Gespräche führen muss. Mir ging das auch eine Zeitlang so und deswegen glaube ich, passiert das eigentlich auch vielen Selbstständigen. Aber das finde ich auch ein sehr gutes Training. Für mich war es ein sehr gutes Training, weil ich da gelernt habe, wie man sehr gut mit, sage ich mal, den werten Kollegen vom Finanzamt kommunizieren kann. Das ist auch eine gewisse Kunst, die dazugehört, das ist aber vielleicht nochmal der Gegenstand einer anderen Folge.
Achim: Ja.
Jochen: Oder vielleicht auch nicht.
Achim: Ja.
Jochen: Achim, lass uns mal wieder zum Thema zurückkommen.
Achim: Ja.
Jochen: Und wir haben jetzt quasi den Selbstständigen. Jetzt ist der selbstständig und sagt: „Ich bin jetzt Unternehmer“ und plötzlich steht er davor. Mir ging das eine Zeitlang so, dass ich einfach gesagt habe, jetzt ändert sich das und ich habe einfach nicht mehr so ein Gefühl für meine Zahlen.
Achim: Ja.
Jochen: Und das ist das, was so ein bisschen abhandenkommt. Das heißt, man muss sozusagen nochmal neu lernen, die Zahlen zu interpretieren und auch die richtigen Mittel zu verwenden, also die richtigen Tools zu verwenden, will ich mal sagen, damit man dessen Herr wird. Und da hast du mich gecoacht, kann man sagen – ja, „gecoacht“ würde ich sagen – in dem Bereich mit einem Dreiersystem zu arbeiten, also dem Dreiersystem des Finanzcontrolling, will ich mal sagen, des Achim G. Lankenau, ne?
Achim: Ja.
Jochen: Ich finde es sehr faszinierend. Also ich bin da sehr begeistert, das ist ganz fantastisch.
Achim: Ja, ich habe das Gefühl, dass du schon fast die Erwartungshaltung jetzt zu hoch schürst, weil das sind im Prinzip ganz simple Tools, die überhaupt kein Hexenwerk sind, aber man muss sie eben anwenden und man muss sie konsequent anwenden.
Und die Historie ist im Prinzip so gewesen, als es bei mir größer geworden ist, war eben auch das Problem, plötzlich gab es verschiedene Fixkosten. Ich war relativ schnell auf Grund einer gewissen Größenordnung gezwungen, auch eine Bilanz zu erstellen, also weg von einer Überschussrechnung hin zu der Pflicht zu bilanzieren und also auch zu Zeiten, als es noch gar keine GmbH gab und das dann eben auch mit solchen monatlichen Auswertungen, also sprich, den BWAs. Und da habe ich sehr schnell festgestellt, dass das zwar schön ist, dass ich diese betriebswirtschaftlichen Auswertungen jeden Monat bekomme, aber die Zahlen haben zum einen, also für mich zwei sehr entscheidende Nachteile gehabt. Zum einen haben sie natürlich einen Vergangenheitswert abgebildet, denn die bekommt man ja vom Steuerberater immer im Nachhinein, das heißt, der Monat ist rum und Mitte des kommenden Monats bekomme ich meine Auswertung vom vergangenen Monat.
Jochen: Ja okay.
Achim: Und das ist schon mal der Nachteil 1. Und der zweite Nachteil ist natürlich der, dass ich nicht planen kann, weil das, wie gesagt, eine Vergangenheitsbetrachtung ist. Und schwierig ist es eben in diesem Zusammenhang gerade, wenn ich ein etwas volatiles Projektgeschäft habe, das heißt, also es nicht so ist, dass ich jeden Monat weiß, das sind die Einkünfte, das sind die Ausgaben.
Jochen: Wie nanntest du das? Ein volatiles Geschäft?
Achim: Volatil, ja.
Jochen: Was heißt das?
Achim: Also ein schwankendes, wenn du so willst.
Jochen: Ach, ein schwankendes. Okay, gut.
Achim: Stark schwankendes Geschäftsjahr.
Jochen: Okay.
Achim: Also in meinem Fall dann ist das besonders wichtig so gewesen, den Überblick zu haben, auf Grund dessen, dass ich ja unterschiedliche Projekte hatte beziehungsweise also eher große Projekte, wo Zahlungsflüsse sehr unterschiedlich waren, also Zahlungsabgänge und Zahlungseingänge. Und wenn das der Fall ist, spätestens dann ist es halt wichtig, den Überblick zu haben.
Jochen: Okay.
Achim: Und so habe ich halt gesagt, ich muss mir anderweitig behelfen, weil ich damit keinen Überblick bekomme. Und ich bin ja ein Freund von einfachen Tools, also pragmatischen Dingen; ich wollte nichts, was kompliziert ist. Und als ich das eingeführt habe, war auch noch zu Zeiten, als diese ganzen Apps und Programme und ähnliches in der Form, die Einzeltools noch nicht so existiert haben zum einen und zum anderen ich auch nicht gleich eine allumfassende Software dafür anschaffen wollte und auch nicht konnte finanziell.
Und auch heute stelle ich noch fest, wo ich diese Tools oder wir diese Tools bei uns im Unternehmen immer noch nutzen als Unterstützung, dass das für mich immer noch die wertvollsten Tools sind, um schnell zu wissen, wo ich im Unternehmen stehen. Also 80% habe ich damit sofort abgedeckt.
Jochen: Okay.
Achim: Ja. Und jetzt ist natürlich die spannende Frage: Was ist das?
Jochen: Ja, das machen wir in der nächsten Woche dann.
Achim: In der nächsten Woche, genau. Danke und Tschüss.
Jochen: Ja. Jetzt kommt erstmal der Werbeblock.
Achim: Genau, jetzt kommt der Werbeblock. Ja, es ist im Prinzip relativ banal. Also das erste, was ich gemacht habe, war tatsächlich in Form von Excel, weil nach wie vor bin ich da ein großer Freund von Excel, weil man damit sehr viel rumspielen kann auch und Werte und Planungen damit irgendwie hochrechnen/runterrechnen kann. Das ist nach wie vor ein sehr schönes Tool. Und dort habe ich angefangen, eine sehr ausführliche Fixkostenplanung zu machen und zwar in der Gestalt, dass ich tatsächlich jeden Monat einzeln betrachtet habe.
Jochen: Ja.
Achim: Das heißt, am Anfang eines Jahres oder besser noch im Dezember des Vorjahres oder im November des Vorjahres habe ich für das kommende Jahr sämtliche Kosten dort geplant.
Jochen: Okay.
Achim: Also angefangen von Bürokosten, Personalkosten, Technikkosten, Telekommunikationskosten. Ich habe pauschal Reisekosten angenommen mit Werten, die ich aus der Vergangenheit kannte. Das heißt also, ich habe versucht, eine Fixkostenplanung zu machen, die mir auch von vornerein aufschlüsselt für jeden Monat, mit welchen Kosten habe ich in welchem Monat zu rechnen?
Jochen: Okay.
Achim: Das ist natürlich im Großen und Ganzen relativ homogen bei den Fixkosten, ja?
Jochen: Ja.
Achim: Also ich rede jetzt nur von den Fixkosten. Und da muss man vielleicht wissen, dass es ganz wichtig ist, diese Tabelle monatlich zu machen, damit man sie auch anpassen kann. Das heißt, ich habe auch tatsächlich nach Ende eines Monats die geplanten Fixkosten in dem Monat den tatsächlichen angeglichen.
Jochen: Also durch vergleichen der Kontoauszüge beispielsweise, oder wie habt ihr das gemacht?
Achim: Einmal dadurch und auch natürlich dann tatsächlich durch eine BWA beispielsweise, um zu wissen, welche Kosten habe ich da und dafür gehabt. Es gibt natürlich Kosten, die sind gleich. Also Kosten wie jetzt für die Büromiete, das ist klar, also da zahle ich jeden Monat, keine Ahnung, 2000/3000 Euro oder was auch immer für. Das ist dann relativ klar. Aber ich habe auch beispielsweise Reisekosten als Fixkosten mitgeplant in einen bestimmten Block und habe mir jeden Monat 500 Euro Reisekosten eingeplant damals, weil ich wusste, die Wahrscheinlichkeit, dass die anfallen werden, ist relativ hoch.
Jochen: Okay.
Achim: Genau wie ich auch übrigens in den Fixkosten solche Positionen wie Rechts- und Beratungskosten jeden Monat mit eingepreist habe. Das heißt, ich bin auch da davon ausgegangen, dass ich aus verschiedenen Gründen irgendwelche Rechtsberatungen benötige, beim Arbeitsrechtler, Gesellschaftsrecht, was auch immer, Vertragsrecht. Dass ich auch dort einen Wert mit einkalkuliert habe in den Fixkosten.
Jochen: Verstehe. Okay.
Achim: Ja. Und was vielleicht auch noch das ganz, ganz Wichtige ist, also für die, die jetzt keine GmbH sind, ist natürlich ganz klar, das eigene Gehalt mit einzupreisen logischerweise, also das kalkulatorische Gehalt gleich mit in die Fixkosten reinzunehmen. Das gehört da einfach rein. Also wenn ich mir jetzt jeden Monat, weiß ich nicht, 3000 Euro oder was auch immer auszahle erstmal, dann gehören die da mit rein. Das ist so.
Jochen: Und vor allem ist es auch spannend, wenn ich dann zum Beispiel sage, im nächsten Jahr will ich nicht 3000, sondern 4000 oder 3500 oder 3800 haben, dann kann ich das ja auch schon in die Fixkosten reinnehmen und kann dann gucken, was das denn für eine Auswirkung hat.
Achim: Richtig. Genau, ich kann gleich sagen: „Okay, nächstes Jahr möchte ich irgendwie 500 Euro jeden Monat mehr oder 1000“. Also klar kann man jetzt sagen, weiß ich ja, sind ja 12.000 Euro mehr im Jahr. Das ist klar, aber wenn ich das von Monat zu Monat plane und das ist ja so ein psychologischer Effekt, der dann kommt.
Das ist genau wie dein Gewinn; also optimaler Weise steckst du in deine Fixkosten, auch wenn das natürlich jetzt rein von der Definition der Fixkosten nicht ganz stimmt, aber steckst du die mit rein. Wenn du also sagst, ich möchte optimaler Weise in dem Jahr ein Gewinn von, ich sage mal, um es leichter zu nehmen, 24.000 Euro erwirtschaften, dann gehören jeden Monat da auch 2000 Euro Fixkosten rein.
Jochen: Okay.
Achim: Ja. Und das ist dann irgendwie sehr spannend.
Jochen: Also wichtig ist vielleicht auch bei der ganzen Geschichte, dass wir jetzt nicht darüber reden, dass das jetzt eindeutig, buchhalterisch irgendwie genau sein muss, oder so auch rechtlich oder wie auch immer. Hier geht es nur darum, wirklich ein Planungstool zu haben und ein Controlling-Tool, mit dem man sehen kann, wo ich stehe.
Achim: Richtig.
Jochen: Und was du gemacht hast, ist, dass du gesagt hast, lass uns das wirklich so einfach wie möglich machen.
Achim: Ja.
Jochen: Und als Tipp für diejenigen von Euch, die sagen: „Um Gottes Willen. Hier irgendwelche Zahlen und dann muss ich das eintragen“, sucht Euch eine virtuelle Assistentin, die diese Merkmale besitzt, dass ihr das leichtfällt.
Bei mir ist es beispielsweise so, dass meine Assistentin das für mich macht nach bestimmten Vorgaben und dann habt ihr dann aber die Sicherheit, dass auch wirklich geplant wird. Und es ist aber wichtig, es tatsächlich zu tun, denn wie du gesagt hast ist, wenn es gut läuft, dann neigt man dazu, es nicht zu machen.
Achim: Ja, richtig.
Jochen: Okay.
Achim: Das ist tatsächlich auch ein Phänomen; wenn es gut läuft, dann neigt man dazu, es nicht zu tun, aber der Effekt ist natürlich auch der, dass du nicht weißt, am Ende ist das Geld trotzdem meistens weg. Ja? Also du hast keinen wirklichen Überblick dann und deshalb ist es eben so wichtig. Und wie gesagt, ganz wichtig eben auch, den Gewinn mit einzupreisen dort.
Jochen: Okay. Also wir sind jetzt tatsächlich schon fast am Ende unserer ersten Folge.
Achim: Was?
Jochen: Ja. Wir haben ungefähr jetzt fast 20 Minuten um. Du bist immer noch bei der ersten Tabelle. Ich wollte es nur sagen, also ich meine, wir können es auch nachher auf zwei Folgen aufteilen, was ich fast wieder vermuten würde, was diesmal auch passiert, weil wir jetzt tatsächlich noch bei der ersten Tabelle sind.
Achim: Wir sind tatsächlich noch bei der ersten Tabelle, ja. Ja, ich bin ja so hin- und hergerissen; ich könnte natürlich ganz schnell zu den weiteren springen.
Jochen: Nein, aber ich find es auch gut.
Achim: Ich finde es aber wichtig, das ein bisschen ausführlicher zu machen.
Jochen: Genau, genau.
Achim: Weil vordergründig sind diese drei Tools, von denen ich spreche (das erste sind wir jetzt gerade dabei, das zu besprechen) sind vordergründig sehr banal, sie sind es aber in der Anwendung überhaupt gar nicht.
Jochen: Ja.
Achim: Sondern sie sind unheimlich wertvoll.
Jochen: Richtig.
Achim: Und wie du schon sagst, also was mir wichtig ist nochmal kurz vom Aufbau, es ist wirklich wichtig, das monatlich zu tun und zwar wirklich auch 12 Tabellen, 12 Spalten zu haben.
Jochen: Ja.
Achim: Von Januar bis Dezember plus noch eine 13., wo die Gesamtkosten stehen. Das auch gerade am Anfang abzugleichen und vor allen Dingen auch kalkulatorische Kosten als Fixkosten dort mit zu integrieren.
Jochen: Okay.
Achim: Weil es wird nun mal vielleicht so sein, also der eine, der muss für sein Business, so wie du, du musst für dein Business nicht reisen, also Reisekosten wäre für dich jetzt nicht nötig. Also doch, ab und zu auch.
Jochen: Ich bin viel unterwegs im Netz.
Achim: Ab und zu machst du Workshops.
Jochen: Ja, ja. Ich bin viel unterwegs im Netz.
Achim: Ja. Da sind die Reisekosten überschaubar.
Jochen: Ja.
Achim: Aber ab und zu gibst du ja auch Seminare.
Jochen: Da wird Probit abgerechnet dann, ja.
Achim: Da wird Probit abgerechnet. Aber guck mich an.
Jochen: Ja.
Achim: Also ich fliege nun ziemlich viel durch die Gegend und fahre ziemlich viel durch die Gegend. Also bei mir ist das keine Seltenheit, wenn da im Monat 1000 Euro Reisekosten oder sogar noch mehr bei rumkommen, ja? Und das ist dann schon einfach wichtig, dass man das auch als feste Größe der Fixkosten mit einplant, auch wenn es in einem Monat vielleicht nur 200 sind, in einem anderen Monat sind es dann 2000.
Jochen: Richtig.
Achim: Aber im Mittel ist es wichtig, weil das ist einfach Geld, was aufgewendet werden muss.
Jochen: Da kann ich ja auch dann planen, wenn ich zum Beispiel weiß, im August, da stehen mehr Reisen an, dann kann ich die auch schon eintragen, ne?
Achim: Kannst du auch schon eintragen, klar. Also ich habe es so gemacht, dass ich einen Durchschnittswert genommen habe bei solchen Kosten, also wie eben Reisekosten, wie Rechts- und Beratungskosten. Ich habe Anfang des Jahres mit Erfahrung aus der Vergangenheit einfach Durchschnittswerte angenommen und habe versucht, ruhig ein bisschen großzügiger heranzugehen. Der Effekt ist natürlich, dass man am Ende, gerade wenn man dann auch noch einen potenziellen Gewinn mit einspeist dort, dass dann die Fixkosten, die man erstmal sich ausrechnet, am Ende des Jahres sind plötzlich erschreckend hoch.
Jochen: Ja.
Achim: Das ist übrigens auch schon als Selbstständiger so. Also ich kann diese Tabelle, das würde ich auch jedem empfehlen, auch wenn man kein Büro hat, keine Mitarbeiter und ähnliches, würde ich das trotzdem genauso machen, denn ich weiß ja, das ist ja das Interessante dabei, ich weiß, dass ich bestimmte Kosten habe. Und auch als Selbstständiger, wenn ich meine Arbeit selbst erbringe, habe ich ja nur durch entweder mehr Arbeit und/oder höheren Stundensatz die Chance, etwas zu verändern.
Jochen: Genau. Genau, also ich muss auch ganz ehrlich sagen, also oft ist es so, man fängt an als Selbstständiger, so ist es mir zumindest teilweise gegangen und man macht sich ja auch selber was vor und man sagt, „Ach ja, läuft gut. Jetzt habe ich hier 4000 und da wieder 3000 und hier wieder“, aber man ist nicht so richtig aufrichtig. Und ich glaube, Klarheit ist immer sehr, sehr wichtig, dass man ganz klar sagt, „Okay, das sind tatsächlich meine Kosten. Da stehe ich jetzt tatsächlich“. Und nur über diese Erkenntnis kann dann auch die Änderung erfolgen, dass man sagt: „So geht es nicht weiter. Hier muss ich eine Änderung durchführen, da fehlen mir tatsächlich 1000 Euro im Monat, um dahinzukommen“.
Achim: Richtig.
Jochen: Also was kann ich tun? Was muss ich verändern? Ich muss vielleicht hingehen und gucken, ich kann es mir nicht leisten, einfach eine Stunde mit dem und Gott und der Welt zu telefonieren, stattdessen setze ich mich lieber hin und arbeite, oder ich suche mir andere Projekte.
Achim: Ja.
Jochen: Oder ich nehme bestimmte Projekte nicht mehr an, wie auch immer.
Achim: Es ist ja als Selbstständiger letztendlich nichts anderes von der Kalkulation her, genauso wie als wenn ich als Privatmann jetzt kalkuliere. Als Beispiel: Ich weiß, dass ich im Monat 1500 Euro Fixkosten habe für Miete, für irgendwelche Versicherungen, für sonst etwas und von mir aus nochmal 500 Euro, die ich so zum Leben, wie es so allgemein heißt, brauche. Das heißt, also wir kommen auf 2000 Euro. So, dann kann ich ja sagen, ist ja wunderbar, damit komme ich klar, aber dann ist ja die Frage, ich möchte mal in den Urlaub fahren, dafür brauche ich extra Geld, die Waschmaschine geht kaputt und sonstige Dinge.
Jochen: Ja.
Achim: Und das ist ja im Unternehmen, ob jetzt ein ganz kleines Unternehmen als Selbstständiger noch oder im größere, nichts anderes.
Also bei mir ist es beispielsweise allein so, dass wir jedes Jahr einige tausend Euro, ich weiß gar nicht, aber mit Sicherheit im fünfstelligen Bereich alleine dafür aufwenden müssen, um unsere Technik aktuell zu halten. Also allein das muss ja irgendwo erwirtschaftet werden und das ist ja bei einer Person wie bei dir oder bei anderen Selbstständigen genauso, dass diese Dinge dort mit eingepreist werden müssen. Dann muss ein neuer Rechner her, dann noch andere Sachen. Das heißt, ich brauche ja am Ende neben dem, was ich mir auszahle, immer Geld für Investitionen und vielleicht möchte ich neben dem Geld, was ich für Investitionen natürlich erwirtschaften muss, ja auch noch Rücklagen schaffen. Das kommt ja noch hinzu.
Jochen: Genau. Klar, weil das ist ja der zweite Punkt; wenn ich mich entwickle vom Selbstständigen zum Unternehmen, dann ist ja ein wichtiger Punkt, zu überlegen, wie ich investiere.
Achim: Ja.
Jochen: Also ich meine, letztendlich kann ich entweder in Personal investieren, ich kann in Werbung, in Marketing investieren, aber es ist auf jeden Fall so, wenn ich Wachstum haben möchte, muss ich in irgendeiner Weise Geld in die Hand nehmen.
Achim: Ja.
Jochen: Einerseits kann ich natürlich einen Kredit aufnehmen, aber das läuft auch schlecht; wenn ich keinen Gewinn habe, dann wird auch jede Bank sagen, „Ja Entschuldigung, aber von was soll ich dir jetzt bitte einen Kredit geben?“.
Achim: Genau.
Jochen: Und das zweite ist, was ich so schön finde, kein Geld für Marketing auszugeben ist genauso dumm, wie die Zeit anzuhalten und zu denken, man würde Zeit sparen. So, das finde ich auch einen sehr schönen Satz.
Aber nichtsdestotrotz, es ist einfach wichtig, wenn man sich weiterentwickeln möchte und das ist auch ein bisschen der Unterschied zum Selbstständigen. Im Selbstständigen, da kenne ich den und da kommen die Aufträge rein und dann ist dies und dann ist das. Wenn ich ein Unternehmer bin oder mich zum Unternehmer hin entwickle, dann ist es auch einfach wichtig, zu fragen, wie dieses Wachstum aussieht, wo ich denn eigentlich hinwill und wie ich das erreiche und dafür brauche ich Geld.
Achim: Ja. Ja, wie du schon sagst, also es geht ja schon los, wenn ich den ersten Mitarbeiter einstellen möchte beispielsweise, dann meistens passiert das darüber, dass ich plötzlich ein Projekt habe, was so groß ist, dass ich es alleine nicht mehr stemmen kann und dann Unterstützung benötige und das Projekt genug Geld abwirft, dass ich mir jemanden, sei es auf Teilzeit oder Vollzeit, mit reinnehmen kann.
Jochen: Okay.
Achim: Aber noch besser ist es natürlich, das von vornerein zu planen und zu sagen, ich schaffe mir Rücklagen, damit ich künftig meine Aufgaben einteilen kann. Und das ist, glaube ich, auch das Entscheidende: Wenn ich vom Selbstständigen zum Unternehmer möchte, ändern sich auch meine Aufgaben.
Jochen: Ja.
Achim: Als Selbstständiger bin ich halt zu 100% die Fachkraft.
Jochen: Absolut.
Achim: Und vielleicht auch noch mein Manager, weil ich natürlich mich selber manage. Aber in dem Moment, wo ich wachsen möchte und wo ich ja auch dann meine Arbeitskraft multiplizieren möchte, geht das ja nur, indem ich andere Aufgaben habe und das bedeutet, dass ich die bezahlten Stunden, die ich bisher selber geleistet habe, in der Form nicht mehr leisten kann. Und bis ich dieses Gap – bis ich vom einen zum anderen gesprungen bin, vom Selbstständigen zum Unternehmer – geschafft habe, benötige ich im Zweifelsfalle Geld, Investitionen in Form von Mitarbeitern. Und deshalb ist das so wichtig, wenn man das will. Aber auch wenn man es nicht will, glaube ich, ist es sehr, sehr wichtig.
Ich habe in meinem Bekanntenkreis auch durchaus einige Selbstständige und da gibt es auch die einen, die das sehr schlau anstellen und eben diesen kalkulatorischen Gewinn von vornerein auch mit einplanen und andere, die sagen: „Oh, ist ja super, diesen Monat oder die letzten drei Monate hatte ich eine tolle Auftragslage, ich habe viel mehr Geld verdient, investiere ich doch jetzt mal in was auch immer, eine tolle Reise, damit ich mir mal was gönnen kann oder neue Möbel oder ähnliches“ und dann ist das halt weg, aber ich stehe wieder da, dass ich viel arbeiten muss, um das Geld irgendwie zu erwirtschaften. Es bleibt halt nichts über.
Jochen: Ja genau. Und ich finde auch wichtig, zu gucken auch als Selbstständiger, dass man einen gewissen Betrag anspart. Wie viel das ist, muss letztendlich jeder für sich entscheiden. Da gibt es diesen schönen Begriff des Fuck-you-Moneys.
Achim: Ja.
Jochen: Und dieses Fuck-you-Money, das ist einfach das Geld, was ich auf der Seite habe und durch dieses Geld kann ich es mir leisten, auch mal Nein zu sagen zum Auftrag, denn wenn ich nachher keinen Puffer habe und wenn ich nachher dastehe und ich muss jeden Auftrag annehmen, weil ich muss Geld verdienen, dann habe ich auch ein Problem.
Das heißt, das ist einmal wichtig und natürlich die Liquidität nach hinten raus, dass ich wirklich drei Monate oder vier Monate nach hinten raus einfach weiß, selbst wenn jetzt kein Auftrag käme, könnte ich drei/vier Monate ohne Probleme finanzieren.
Achim: Ja. Ja, das ist ein sehr wichtiger Hinweis. Da kommen wir ja dann nächste Woche noch dazu zu dem Thema der Liquidität.
Jochen: Ach so. Ich dachte, das wäre übernächste Woche.
Achim: Das wäre übernächste Woche, ja. Haben wir jetzt pro Woche, jede Woche für ein Tool jeweils eine halbe Stunde benötigt.
Jochen: Genau.
Achim: Aber das ist tatsächlich ganz, ganz wichtig, was du sagst, die Rücklagen. Also als Selbstständiger muss ich damit rechnen, dass ich womöglich mal einige Monate keine Aufträge habe. Und ich bin ein Verfechter dafür, ich habe es selber bei mir auch erlebt, mittlerweile würde ich sagen, man sollte in der Lage sein, Minimum ein halbes Jahr, besser ein Jahr, wenn man jetzt keinen großen Apparat hat, sondern nur für sich als Selbstständiger, ein halbes Jahr oder besser ein Jahr Rücklagen haben, um überleben zu können, wenn keine Aufträge reinkämen, weil dann hast du dieses, wie du schon sagst, Fuck-you-Money. Oder um mal auf Bodo Schäfer zu kommen in dem Zusammenhang, der nennt das also „finanziellen Schutz“. Ja, der unterscheidet zwischen finanziellen Schutz, finanzielle Sicherheit und finanzielle Freiheit.
Jochen: Okay.
Achim: Was ich ganz interessant finde. Und ich war lange Zeit oder bin jetzt auch nicht zwangsläufig ein riesiger Bodo-Schäfer-Fan, aber ich möchte an der Stelle doch mal jedem dieses Buch empfehlen „Der Weg zur finanziellen Freiheit“ von Bodo Schäfer. Kostet, glaube ich, irgendwie 9,90 Euro.
Jochen: Okay.
Achim: Kann man auch in einigen Stunden sehr gut durchlesen und es gibt doch einige sehr interessante Aspekte zu diesem Thema und es ist schon so, wenn man das betrachtet, so wie er es betrachtet, was vielleicht in dem ein oder anderen Bereich etwas radikaler ist, aber um diese berüchtigte finanzielle Unabhängigkeit zu bekommen. Wobei er Unabhängigkeit wirklich auch an einer Form definiert (will ich jetzt nicht näher darauf eingehen), ich glaube, wo wir noch was anderes im Kopf haben bei Unabhängigkeit, ja?
Jochen: Ja okay.
Achim: Aber zumindest der finanzielle Schutz, im ersten Step sagen zu können, ich habe Geld auf der Seite, so dass ich mir quasi wie ein Gehalt die nächsten sechs oder besser sogar 12 Monate zahlen kann, auch wenn morgen nichts reinkommt, oder wenn ich mal auch ein halbes Jahr krank bin, was ja auch passieren kann, ja? Man weiß es ja nicht. Das sind alles so Faktoren, die unheimlich wichtig sind.
Und ich kann mich nur entsinnen damals bei mir, da hatte ich schon mehrere Angestellte, ich glaube, weiß nicht, fünf/sechs oder so, da hatte ich das Problem. Ich habe es ja mal in irgendeiner Folge erzählt, dass die Firma damals fast oder mehr oder weniger pleite war und ich versucht habe, dann ein totes Pferd wiederzubeleben. Und da war es auch so, finanziell wäre ich privat in dem Moment, wo die Firma tatsächlich am Ende gewesen wäre, auch sofort am Ende gewesen, weil zu dem Zeitpunkt hatte ich nicht mal mehr für einen Monat eine Reserve, von der ich meine Miete und meine Kosten sonst hätte zahlen können. Und das war mir eine Lehre, für die Zukunft zu sagen, das möchte ich nicht nochmal erleben, sondern selbst wenn die Firma morgen pleite wäre, insolvent, wie auch immer, dann möchte ich auf jeden Fall entsprechend Schutz haben, um die nächsten Monate oder am besten mindestens ein Jahr überbrücken zu können.
Jochen: Ja, sehr gut. Sehr gut, sehr gut.
Achim: Also an der Stelle der erhobene Zeigefinger. Ich kann es nur jedem raten, weil ich habe es selbst erlebt, wie es ist und wie es sich anfühlt, wenn die Firma schon fast koppheister geht und man dann weiß, wenn das passiert, ist man selber am nächsten Tag auch genauso am Ende.
Jochen: Koppheister. Über den Deister.
Achim: Über den Deister. Und das in Kombination, glaube ich, kann man darauf verzichten auf die Erfahrung.
Jochen: Da sind wir ja quasi in diesem Fall mit warnenden Worten am Ende unserer ersten Folge dieses Podcasts angekommen.
Achim: Ja. Muss auch mal sein.
Jochen: Also Achim, können wir das noch irgendwie zusammenfassen für unsere werten Zuhörer, für Dich als werten Zuhörer unseres Podcasts?
Achim: Ja, soll ich mal versuchen, die Susi zu machen?
Jochen: Mach mal die Susi, Achim. Ich freue mich. Ich habe mich schon darauf gefreut die ganze Woche.
Achim: Ja, heute haben wir dann offensichtlich im Nachhinein betrachtet Teil 1 unserer Folge, von der wir dachten, das würden wir in einem Mal schaffen.
Jochen: Ja.
Achim: Ja und da im Teil 1 des Themas „Harte Fakten“ geht es um die berühmt berüchtigten Fixkosten.
Jochen: Ja.
Achim: Und darum, diese Fixkosten nicht nur genau im Blick zu haben, sondern auch genau aufzuschlüsseln. Das ist gerade in einer Wachstumsphase ganz besonders wichtig, aber auch generell.
Jochen: Generell und immer eigentlich.
Achim: Und immer eigentlich die Fixkosten und wenn es eben in dieser berühmten Excel-Tabelle ist, von der ich ein großer Fan bin. Monatlich aufzuschlüsseln, mit den monatlichen Kosten, auch kalkulatorische Kosten durchaus in die Fixkosten mit einzupreisen wie eben Reisekosten, Rechts- und Beratungskosten, den Gewinn und darauf die Planung aufzubauen, damit man die Chance hat, eben finanzielle Rücklage zu erwirtschaften und für Unvorhergesehenes.
Jochen: Genau. Und meine Empfehlung wäre wirklich, das statt auf einer Excel-Tabelle als Google Spreadsheet zu machen, damit man es auch mit seiner Assistentin teilen kann. Und wenn jemand sagt: „Pass auf, das ist nicht so mein Ding, ich bin ja eher der kreative in der Firma, das ist mir zu nervig“, dann einmal darüber telefonieren, wie man es am besten macht, kurz überlegen und dann das in die vertrauensvolle Hände der Assistentin geben, die einem das dann regelmäßig macht. Ich mag das zum Beispiel so, ich mag Updates gerne per E-Mail, dass ich dann einfach regelmäßig ein Update kriege, hier stehe ich.
Achim: Ja.
Jochen: Und das ist für mich sehr hilfreich, weil da gucke ich dann immer rein. Da noch extra eine Excel-Tabelle aufzumachen, das ist mir schon alles wieder viel zu anstrengend.
Achim: Ja, also…
Jochen: Und deswegen ist es da wichtig, dass man da guckt. Aber die Fakten oder die Basisdaten, die sind wichtig, die sollte man immer zur Hand haben und es ist wichtig, dass man einen Weg findet, dass es auch etwas ist, was ein fester Bestandteil innerhalb des Unternehmens wird und dass man dafür Sorge trägt.
Achim: Genau. Und wer dazu noch Fragen hat – würde ich an der Stelle kurz mal mich anbieten wollen – jederzeit gerne an mich wenden unter a.lankenau@unternehmercamp.de. Ich freue mich, wenn ich jemanden dabei unterstützen kann. Wenn dazu Fragen auftauchen, wenn es darum geht, vielleicht mal ein Musterexemplar zu bekommen, oder es mit mir durchzuexerzieren, dann stehe ich gerne zur Verfügung.
Jochen: Achim, das finde ich super. Ihr könnt das auch alles nochmal nachlesen unter: unternehmer.link/47 und ich habe nichts mehr hinzuzufügen.
Achim: Ich auch nicht. Freuen wir uns auf Teil 2, würde ich sagen.
Jochen: Ja, ich hatte jetzt hier einen leichten Audio-Zusammenbruch von deiner Seite.
Achim: Audio-Zusammenbruch?
Jochen: Aber sagen wir es einfach nochmal zum Schluss, wie es ist: Ich wünsche Dir und Euch da draußen eine tolle Woche und wir beide freuen uns auf jeden Fall schon auf die nächste Woche, wenn es wieder heißt: Die harten Fakten.
Achim: Genau.
Jochen: Und denkt daran: Du hast das Recht glücklich zu sein. In diesem Sinne.