Archiv für den Tag: 13.10.2015

[Gespräche] Episode 54 – Eingestellt, was jetzt?

Jochen: Ja. Ja, ja, ja. Achim, wunderbar. Wunderbar. Folge 54 heute, was geht ab? Was geht ab? Ich bin hellauf begeistert. Ich bin jedes Mal begeistert, wenn es wieder losgeht mit dem Podcast und heute sind wir wieder an Bord. Und wir haben ein spannendes Thema heute, wie immer natürlich.
Achim: Ja, wohl wahr.
Jochen: Heute geht es nämlich darum…
Achim: Der Mitarbeiter.
Jochen: Verhaftet und was jetzt?
Achim: Verhaftet.
Jochen: Ach ne, ich habe es verwechselt.
Achim: Du hast es verwechselt. Darüber hatten wir eben gesprochen.
Jochen: Ja, ja, stimmt. Das war das andere Thema, okay.
Wenn Ihr das nachlesen wollt, unter „unternehmer.link/54“ gibt es das Ganze zum Downloaden. Beeilt Euch, denn es kann sein, dass wir demnächst keine Transkripts mehr machen, sondern was ganz Neues, was ganz Spannendes, das kommt aber noch. Da guckt mich Achim auch so erstaunt an, was denn dann kommt, aber das steht auf einem anderen Blatt.
Achim: Das stimmt.
Jochen: Okay.
Achim: Ja.
Jochen: Wunderbar. Eingestellt und was jetzt? Also Achim, wir haben ja schon vor einiger Zeit mal gesprochen über das Thema Mitarbeiter und das wollen wir tatsächlich jetzt etwas vertiefen, wir haben uns nämlich gefragt, oder ich habe mich gefragt, was ist denn jetzt? Jetzt habe ich einen Bedarf festgestellt, ich habe eine Ausschreibung gemacht, ich habe den schönen strukturierten Einstellungsprozess durchgeführt, die zukünftigen potenziellen Mitarbeiter haben das durchlaufen und ich habe mich für einen entschieden, der hat jetzt den Arbeitsvertrag unterschrieben und nächste Woche um 10 Uhr kommt der. Was jetzt?
Achim: Aha.
Jochen: Ja, gut zu wissen, dass der zu dir kommt dann, ne?
Achim: Ja, dann freust du dich erstmal. Das heißt, es war schon eine Frage, ja?
Jochen: Das war jetzt schon eine Frage und da du natürlich unser Spezialist bist für Mitarbeiterführung, Mitarbeiteraufbau, Strukturierung und Motivierung, Motivation, richte ich ja quasi diese Frage jetzt an dich, ne?
Achim: Ach so. Ja, dabei sind wir noch gar nicht soweit, den zu motivieren, der muss ja erstmal kommen, ne?
Jochen: Was hast du eigentlich heut zu Mittag gegessen? Sag mal.
Achim: Was ich zum Mittag gegessen habe?
Jochen: Ja, was hast du zum Mittag gegessen heute?
Achim: Ich habe heute Fisch gegessen, also Fischtag.
Jochen: Echt, heute ist Fischtag? Heute ist Freitag.
Achim: Heute ist Fischtag.
Jochen: Wirklich immer freitags Fisch?
Achim: Ja.
Jochen: Das ist ja Wahnsinn. Das gibt es doch gar nicht. Scholle oder was?
Achim: Ne, keine Ahnung. Ich weiß nicht, wie der hieß. War jedenfalls interessant.
Jochen: Wunderbar. Gut, also der Mitarbeiter ist jetzt da und er kommt nächste Woche Montag um 10, wie geht es weiter? Was mache ich jetzt daraus?
Achim: Ja, ich würde sagen, du bereitest dich darauf vor optimaler Weise, dass der kommt.
Jochen: Okay und mache ich das jedes Mal aufs Neue, oder gibt es da einen Plan, oder was gibt es da für Möglichkeiten?
Achim: Ja, natürlich gibt es da einen Plan, ist ja klar. Also ich kann ja mal. Also es gibt natürlich verschiedene Möglichkeiten, wie man das machen kann und das kann man auch natürlich in verschiedenen Tiefen tun, aber grundsätzlich finde ich es sehr wichtig, wenn ein potenzieller Mitarbeiter oder Mitarbeiterin ins Unternehmen kommt, also beispielsweise jetzt am kommenden Montag ist die jetzt da und dann ist ja wichtig, dass wenn die herkommt, dass sie einen Arbeitsplatz vorfindet. Klingt vielleicht etwas banal erstmal, aber ist auch nicht immer selbstverständlich. Also ich habe es auch oft genug gehört, dass es heißt: „Ach, ach, wer sind Sie denn? Ach ja, die neue Mitarbeiterin. Ach so, ja, stimmt. Ja, da hatten wir jetzt gar nicht mehr daran gedacht, dass Sie heute schon kommen“. Also das sind so Sachen, passiert halt leider, fühlt man sich natürlich unheimlich gut, wenn man neu ist, ja? Oder Mitarbeiter wissen nicht Bescheid, oder: „Ne, heute ist der Chef gar nicht da, da kommen Sie doch vielleicht morgen mal wieder“.
Jochen: Ich habe auch schon von jemand gehört, der ist einfach zwei Wochen später gekommen, hat trotzdem funktioniert als Mitarbeiter.
Achim: Ja, weil es keiner gewusst hat, dass er kommen soll, genau.
Jochen: Okay.
Achim: Ja, also insofern, um das mal im Schnelldurchlauf vielleicht zu machen, was ich finde, was ganz wichtig ist, ist Punkt 1: Alle Mitarbeiter müssen involviert sein, also alle die es betrifft, je nach Größe des Unternehmens. Wenn ich ein Zwei-/ Drei-Mann-Unternehmen habe sicherlich nicht, aber alle, die das in irgendeiner Art und Weise tangiert, sollten informiert sein. Insgesamt finde ich es immer nett, wenn alle informiert sind. Bei uns beispielsweise passiert das natürlich innerhalb des Teams, wo dieser Mitarbeiter anfangen soll, sowieso im Vorfeld schon, weil die ja im Zweifelsfalle auch involviert sind in die Suche dieses Mitarbeiters. Und ansonsten gibt es auch eine Rundmail im Unternehmen, das passiert allerdings erst nach den ersten Tagen, wenn der Mitarbeiter da ist, dass er sich selber im Unternehmen kurz vorstellt.
Jochen: Okay.
Achim: Ja und bei uns gibt es halt eine E-Mail, die dann an alle Mitarbeiter geht, ja? Und dort stellt sich der Mitarbeiter dann kurz vor, wer er ist, was er macht. Also nicht jetzt irgendwie ein Lebenslauf, um Gottes Willen, sondern eher so ein bisschen locker: „Ich bin der. Ich surfe gerne und bin jetzt dafür verantwortlich und freue mich darauf, euch kennenzulernen“, noch ein Bild dabei. Einige machen auch eine kleine Präsentation, je nachdem, um sich vorzustellen.
So, das ist aber jetzt schon wieder der nächste Schritt. Das heißt, erstmal kommt der Mitarbeiter, alle sollten informiert sein, dass der kommt und es sollte ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz da sein.
Jochen: Ja.
Achim: Das heißt also, angefangen vom – also ich gehe jetzt von einem Büroarbeitsplatz aus – natürlich ein entsprechender Rechner oder Laptop, Telefon, Schreibtisch sowieso.
Jochen: Ja. Naja gut, okay, das können wir mal abkürzen, denke ich.
Achim: Also das volle Programm. Ja, also bis hin aber wirklich auch, sage ich mal, zum Kugelschreiber und Bleistift, ja? Also alles: Papier, Kugelschreiber, Bleistift. Was du halt brauchst, um arbeiten zu können.
Jochen: Das ist ja Wahnsinn. Das macht ja wirklich Spaß, bei euch anzufangen, wenn das so gut vorbereitet ist.
Achim: Ja, das ist das, was natürlich passieren muss.
Jochen: Okay und da habt ihr sozusagen so etwas wie ein Plan, wo das drinsteht, was dann passiert?
Achim: Da haben wir einen Plan mit einer Checkliste, wo drin steht: „Okay, neuer Mitarbeiter kommt, was hat jetzt zu passieren?“.
Jochen: Ah, das ist ja cool. Und was braucht man da für einen Vorlauf? Also wenn du jetzt zum Beispiel sagst, Rechner muss da sein, sagt ihr, wenn der jetzt schlussendlich kommen soll, dann braucht ihr auf jeden Fall ein Vorlauf von zwei Wochen, oder wie ist das?
Achim: Ja, das kommt drauf an. Also manchmal hat man ja einen längeren Vorlauf, manchmal hat man auch einen relativ kurzen Vorlauf, weil vielleicht die Person schon sehr schnell anfangen kann und wir auch starkes Interesse daran haben, dass sie schnell anfängt, die Person, dann haben wir natürlich einen kurzen Vorlauf und dann ist es natürlich wichtig, für was wir dann Vorlauf brauchen. Also wir brauchen Vorlauf, um beispielsweise das Equipment zu haben, also sprich, Rechner beispielsweise. Wenn es also keine vorhandenen Rechnerstrukturen mehr gibt bei uns, brauchen wir natürlich neue Rechner und die müssen installiert werden, die müssen eingerichtet werden, die gehen vorher zu unserer IT-Firma, die das für uns macht, dann brauchen wir natürlich schon einen Vorlauf mal von vielleicht eins/zwei Wochen.
Jochen: Ja.
Achim: Es müssen E-Mail-Adressen eingerichtet werden, Zugänge zu bestimmten Bereichen vielleicht. Das ist ja alles das, was im Vorfeld passieren muss, ja?
Jochen: Und du hast gesagt, ihr habt da im Hause dann quasi einen Technikverantwortlichen und das ist ja meist auch der Regelfall, wenn man jetzt nicht einen Riesenkonzern hat, dass da auch dann es meistens einen externen Dienstleister gibt für die IT-Landschaft.
Achim: Genau.
Jochen: Und die arbeiten dann sozusagen zusammen und er hat eine Checkliste, was dann zu passieren hat und sie sprechen entsprechend die Termine ab, weil man muss ja auch davon ausgehen, dass so ein IT-Dienstleister, auch wenn er jetzt vielleicht einen Betreuungsvertrag hat mit dem Unternehmen, nicht immer sofort das umsetzen kann.
Achim: Ja.
Jochen: Der braucht auch einen bisschen Vorlauf, ne?
Achim: Klar. Klar, genau. Deshalb ist natürlich gut, ein bisschen Vorlauf zu haben, so dass dann eben am Tag X der neue Mitarbeiter alles vorfindet, was er eben benötigt, um im Prinzip direkt loslegen zu können.
Jochen: Okay, prima. Jetzt hat er also alles, der hat seinen Arbeitsplatz, es kann losgehen, der erste Tag hat begonnen und wie geht es dann weiter? Was passiert dann? Ich meine, du hast gesagt, da gibt es irgendwie einen Verantwortlichen für ihn, der sozusagen ihn so ein bisschen an die Hand nimmt.
Achim: Genau.
Jochen: Und ihn dann unter seine Fittiche nimmt.
Achim: Ja, es gibt sogar mehrere Verantwortliche. Also wir machen das so, damit der oder die eben Mitarbeiter gut reinkommt und möglichst auch ein paar aus dem Team gleich kennenlernt, teilen wir das in verschiedene Bereiche auf. Es ist beispielsweise so, der Mitarbeiter kommt um 10 als Beispiel jetzt und wir sagen: „Okay, die erste halbe Stunde nehme ich mich dem Mitarbeiter an und ich erzähle ihm nochmal ein bisschen was“, oder auch eine Stunde häufig ein bisschen was über das Unternehmen erzählen. Also da ist natürlich im Bewerbungsprozess schon einiges erzählt worden, aber vielleicht noch so ein paar Faktoren, ein paar Hintergründe, Fragen, die vielleicht aufgekommen sind, beantworte ich, gebe nochmal so einen kleinen Überblick über das Unternehmen, vielleicht über die Strukturen bei uns, also einen groben Rahmen erstmal. Das ist das.
Jochen: Aber wie funktioniert das? Das ist für mich ja schon wieder interessant. Also ich meine, sagst du, der kommt bei dir ins Büro und setzt sich da hin und dann plauscht man eine Stunde?
Achim: Genau.
Jochen: So läuft es.
Achim: Also ich hab bei mir im Büro ja auch einen kleinen Konferenztisch stehen, oder wir gehen in den Konfi halt, also in den Konferenzraum.
Jochen: Okay, verstehe. Verstehe.
Achim: Meetingraum und dort setzen wir uns zusammen. Und das wird dem auch im Vorfeld schon mitgeteilt, dass am ersten Tag, wenn er da ist, er mehrere Stationen mit mehreren Mitarbeitern bei uns durchläuft.
Jochen: Wow.
Achim: Um ein bisschen reingebracht zu werden. Und dann ist es eben so klar, wenn das irgendwie terminlich passt, was ich versuche, dann bin ich eben dann der erste, um auch nochmal meinerseits zu sagen: „Schön, dass du da bist. Wir freuen uns drauf. Gibt es irgendwie Fragen, die irgendwie aufgekommen sind zwischendurch nochmal?“.
Jochen: Oder wie Howard Carpendale gesagt hat: „Hello again“.
Achim: Hello again. Ja, man darf ja auch nicht vergessen, es können durchaus ja auch von dem Tag, wo man sich das letzte Mal gesehen hat, wo dann vielleicht auch der Vertrag unterschrieben wurde, das geht ja manchmal auch nur postalisch dann, bis man sich wiedersieht, vielleicht eine oder sogar zwei Monate vergangen sein.
Jochen: Verstehe.
Achim: Also manchmal ist es kurzfristig, aber es kann ja auch sein, dass womöglich zwei Monate vergangen sind, weil Kündigungsfristen und ähnliches, ja?
Jochen: Und das ist vielleicht auch der Grund, dass du den dann sozusagen erstmal auffängst und guckst, wo er denn jetzt steht, ob es noch irgendwas gibt, was unklar ist sozusagen und so auch vielleicht nochmal die Wogen glätten.
Achim: Genau.
Jochen: Weil irgendwas noch so ein bisschen rumwabert vielleicht.
Achim: Genau.
Jochen: Und dass da sozusagen diese Klarheit ist, dass er dann ins Unternehmen eben rein kann.
Achim: Und wichtig, wichtig auch, wenn es so sein sollte, dass zwei Monate zwischendurch noch liegen, versuchen wir auch, in diesen zwei Monaten einen lockeren Kontakt zu halten, damit es nicht so ist, eingestellt, zwei Monate nichts gehört, dann wieder. Wir schreiben vielleicht, vielleicht gibt es noch einen Anlass, weil wir ihn nach irgendwas fragen, keine Ahnung, irgendwelche Daten, die wir vielleicht noch von ihm gerne hätten, oder wir schreiben auch: „Mensch, in vier Wochen ist es ja soweit, wir freuen uns auf Dich. Schön, dass Du zu uns kommst“, um einfach zu demonstrieren: „Hey, in freudiger Erwartung sind wir hier auf Dein Kommen“.
Jochen: Aber wie ist das? Ich meine, ist das etwas, wo dann jeder das im Kopf hat und das schon kennt aus der Gewohnheit heraus? Gibt es da Checklisten? Wie funktioniert so etwas? Ich meine, du sagst ja, das ist das, wie wir das machen und das heißt ja für mich, das ist ja immer so.
Achim: Ja.
Jochen: Oder gibt es sozusagen einfach so ein Gespräch mit dem Teamleiter und du sagst: „Ah ja, da kommt ja dann ein neuer Mitarbeiter und was ist da jetzt wichtig und da haben wir das ja letztes Mal so und so gemacht“? Oder wie funktioniert das?
Achim: Naja, es ist auch bei uns sicherlich verbesserungsfähig. Also ich habe neulich bei einem befreundeten Unternehmer gesehen, wie das gemacht wird und welche Art Checklisten die haben und da können wir uns sicherlich noch eine Scheibe davon abschneiden. Bei uns ist es eine Mischung zwischen, dass es eben festgelegt ist, also dieser Prozess ist festgelegt, niedergeschrieben, an was gedacht werden muss, also diese Art Checkliste, was ich eben gesagt habe. Und ich glaube jetzt in diesem Falle, da steht dieses, was ich gerade gesagt habe, mit dem einen Monat vorher nochmal eine E-Mail schreiben, steht, glaube ich, nicht drin, müsste also noch ergänzt werden in diesem Falle.
Jochen: Ah.
Achim: Es ist etwas, was bei uns auch nicht immer gemacht wurde beziehungsweise wir auch häufig es so haben bei uns, dass da gar keine zwei Monate dazwischenliegen. Also bei uns ist es eher ungewöhnlich, weil wir versuchen, die möglichst schnell zu kriegen. Aber gerade in der jüngeren Vergangenheit ist es eben passiert, dass wir etwas länger warten mussten, bis jemand neues anfangen konnte und da war es dann eben so, dass wir gesagt haben: „Okay, wir wollen zwischendurch in Kontakt bleiben“.
Jochen: Ich finde es aber schön, dass wir vielleicht tatsächlich das, was du jetzt nur am Rande erwähnt hast von einem befreundeten Unternehmer, das vielleicht nochmal kurz aufgreifen, weil ich es total spannend finde und ich es auch sehr hilfreich finde, dass man einfach überlegt: „Okay, was gibt es eigentlich für den Mitarbeiter für einen Einführungsplan?“. Ja, also das heißt, dass man quasi sagt: „Okay, was gibt es für Stationen?“. Das wäre sozusagen, glaube ich, auf der X-Achse, in der Zeile, welche Station es gibt und dann die entsprechenden Tage. Und das ist so ein Einführungsplan für vier Wochen, oder wie kann man sich das vorstellen? Weißt du das noch? Hast du das noch im Kopf?
Achim: Ja, ja. Ich würde aber nochmal ganz kurz, wir sind noch beim ersten Tag.
Jochen: Ach, wir sind noch beim ersten Tag. Okay, gut.
Achim: Wir sind noch beim ersten Tag, genau. Das wäre mir nochmal wichtig ganz kurz. Also ich hatte ja gesagt, dass es verschiedene Stationen, so will ich es mal nennen, oder verschiedene Themen bei uns gibt mit verschiedenen Mitarbeitern. Das heißt also, wenn der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz vorfindet morgens, setzt sich dahin, hat seinen Arbeitsplatz, wird begrüßt, wird kurz rumgeführt in der kompletten Firma nochmal, um alle zu begrüßen. Das ist übrigens auch optimaler Weise schon vorher passiert, wenn es schon dicht dran ist, damit der schon mal so ein paar Mitarbeiter kennenlernen kann, aber für die, die vielleicht nicht da waren oder ähnliches, wird er kurz rumgeführt und allen vorgestellt. So, dann wird Mitarbeiter X sich seiner annehmen oder ihrer annehmen und sagen: „Du, pass auf, ich bin jetzt verantwortlich für Dich und ich zeige Dir, wo Du hier bei uns in der Firma was findest“.
Jochen: Okay, das ist quasi die erste Station dann, ne? Also der erste Teil des Tages, kann man so sagen.
Achim: Das ist die erste Station.
Jochen: Okay.
Achim: Damit derjenige nicht irgendwie gucken muss: „Wo finde ich denn hier überhaupt jetzt mal ein Klo beispielsweise, wo finde ich was zu trinken, wie funktioniert das bei uns?“. Weil bei uns beispielsweise Getränke frei sind, das heißt, er muss sich nichts mitnehmen oder sie. Da ist eine Kaffeemaschine und das kann man alles bei uns bekommen halt. Wo finde ich im Zweifelsfalle, also wo finde ich den Kopierer, wo finde ich Büromaterial, wo finde ich eben die Dinge, die ich eventuell so brauchen kann, ja? Oder benötige, um arbeiten zu können. Wo ist was? Das ist mal so ganz grob gesagt. Das ist die erste Station.
So, das passiert dann, dann kommt vielleicht der nächste Mitarbeiter und sagt: „Pass auf, ich zeige Dir jetzt mal, wie bei uns beispielsweise unsere Telefonanlage funktioniert“, ja? Weil das ist ja nicht nur so, es klingelt und ich nehme ab, sondern ich will jemanden durchstellen, ich will weiterverbinden, ich will eine Konferenz einleiten, was auch immer, ja? Und will ich Schnellwahltasten haben, um zum Kollegen durchzustellen? Diese ganzen Prozesse.
Jochen: Was gibt es auch bei euch zum Beispiel für ein Prozedere der Begrüßung? – „Schönen guten Tag, mein Name ist Soundso“.
Achim: Genau, so etwas auch. Wie melden wir uns am Telefon und was sagen wir. Das sind so Geschichten, die eben auch dann passieren.
Dann kommt der nächste Mitarbeiter beispielsweise oder derjenige macht das noch mit und sagt: „Okay, parallel bin ich auch verantwortlich, Dich in unsere Serverstrukturen einzuführen“. Also beispielsweise: Wie ist unser Server strukturiert, wie funktioniert das bei uns, wie ist das aufgebaut? Und auch ganz wichtig: Wie speichert wir Daten ab, Dateien ab? Ganz, ganz wichtig.
Jochen: Okay.
Achim: Weil bei wie viel Unternehmen ich das kenne, wo dann gesagt wird: Ich nenne das mal „Projekt 1 – erste Version“, dann nenne ich das mal „Projektbeschreibung 2“ oder ich nenne es mal irgendwie ganz anders, habe nochmal dran gearbeitet „Punkt 3“. Also diese ganzen schönen Dinge. Und wir haben halt eine ganz klare Struktur – da hatten wir, glaube ich, sogar mal drüber gesprochen, ich weiß nicht mehr genau – wie bei uns Dateien bezeichnet werden und in den Dingen sind wir auch wirklich penibel, weil nur dann findest du es auch wieder. Ja, da gibt es ganz klare Dateibezeichnungen, Versionsnummern, Datum et cetera, so dass ich weiß, wenn ich an einem Tag zweimal an einer Tabelle gearbeitet habe und ich habe zwischendurch gespeichert, gibt es auf jeden Fall eine neue Version. Es wird niemals überschrieben, sondern immer eine neue Version. Aber das ist schon wieder ein anderes Thema.
Jochen: Ja.
Achim: Das ist eben auch wichtig, dann weiß er also wie Telefon und Server et cetera funktioniert, was uns da wichtig ist. Und dann kommt er vielleicht zum nächsten Mitarbeiter, der ihn dann schon mal so die ersten groben Dinge über das Projekt mitteilt, also was wir dort überhaupt genau machen. Das ist natürlich im Bewerbungsgespräch auch schon besprochen worden ansatzweise, aber jetzt geht natürlich mehr in die Tiefe, wie das strukturiert ist, was für Aufgaben wir da konkret haben.
Jochen: Kurze Frage: Er ist um 10 Uhr gekommen, wie spät wäre es jetzt?
Achim: Wie spät wäre es jetzt? Jetzt ist es vielleicht, ist nochmal gemeinsam Mittag essen gewesen und jetzt ist es vielleicht 14 Uhr.
Jochen: Okay. Gut, jetzt geht es ums Projekt. Okay.
Achim: Und jetzt fangen wir an, ihn oder sie eben in das Projekt zu involvieren und erst mit Teilbereichen. Also je nachdem auch für was er oder sie dann eben zuständig sein soll künftig, aber erstmal versuchen wir auch, einen gröberen Überblick nochmal zu geben über diesen Kunden oder Kunden, je nachdem ob es einer oder mehrere sind. Da wir ja eher mit größeren Projekten zu tun haben, sind es ja meistens eher Teilbereiche eines Projektes. Oder es ist jetzt ein Teamleiter, der wäre dann eben für alles verantwortlich.
Jochen: Ja, das wäre wahrscheinlich nochmal speziell, ein Teamleiter, ne? Da müsste der wahrscheinlich mit einem anderen Teamleiter sprechen, wie die Aufgaben gemanagt werden und so wie man das macht.
Achim: Ja, optimaler Weise ist es natürlich so bei uns, also wir versuchen, wenn ein Teamleiter geht, möglichst drei Monate vorher schon einen neuen zu haben. Optimaler Weise. Das kostet natürlich Geld, logischerweise, aber so dass der vorherige den kommenden noch einarbeiten kann. Die Investition lohnt sich aus meiner Sicht immer, weil ansonsten wird es umso schwieriger.
Jochen: Ja.
Achim: Und je höher die Position ist desto schwieriger ist auch sonst die Einarbeitungsphase.
Jochen: Ja, selbstverständlich.
Achim: Ja.
Jochen: Gut, diese Zeit jetzt über das Projekt, wie lange geht das ungefähr? Kann man da eine Zeit sagen oder ist das relativ?
Achim: Das wird natürlich etwas sein, was die nächsten Wochen dann passiert, ja?
Jochen: Also das ist dann quasi auch schon die letzte Station dann von dem Tag?
Achim: Das ist es von dem Tag erstmal. Ich weiß nicht, ob ich eine vergessen habe. Ne, die ganzen internen Strukturen et cetera und dann geht es tatsächlich darum, ihn ins Projekt zu integrieren. Und dann gibt es optimaler Weise – hatten wir auch nicht immer, muss man zugeben – einen Plan, wo wir sagen, einen von mir aus Dreimonatsplan oder auch Sechsmonatsplan, wo die einzelnen Milestones definiert sind, dass beispielsweise dieser Mitarbeiter eben innerhalb der nächsten Wochen… Das ist quasi so eine Art „Lehrplan“, würde ich es mal nennen.
Jochen: Okay.
Achim: Ja? Was soll in den nächsten Wochen diese Person beherrschen? Also angefangen von „Basics“, will ich mal sagen. Auch da wieder Strukturen, die allgemein sind: „Wie buche ich einen Mietwagen?“, so etwas kommt bei uns halt häufig vor. „Wie bestelle ich UPS? Wie ist der Prozess dort?“. Da gibt es natürlich verschiedene Sachen davon, ja? Von irgendwelchen allgemeinen Prozessen, die dann nochmal genauer definiert werden unabhängig vom Projekt und natürlich auch innerhalb des Projektes, wo es auch darum geht, wie ich was mache.
Jochen: Und das geht aber in der Regel über Co-Driving oder gibt es da Prozesse oder teils, teils?
Achim: Ja, in unserem Falle ist das, es gibt also Prozesse, ja. Bei uns ist es halt relativ individuell von Projekt zu Projekt, deshalb tun wir uns da schwer mit „Prozesse aufzuschreiben“ dafür.
Jochen: Das heißt, es wäre eher so, dass jemand, der sich damit auskennt, dann ihn zur Seite nimmt und dann gibt es eine Stunde oder anderthalb, wo das dann behandelt wird und er lernt sich dann sozusagen das an.
Achim: Genau. Es ist so ein bisschen auch „Learning by Doing“ dann. Ist ja auch die Frage, kommt der aus einem ähnlichen Bereich, wo er es vom Prinzip her kennt? Wie ist eben die fachliche Kompetenz? Das ist ja auch die Frage. Also was ist fachlich schon bereits da, an welchen Punkt starten wir mit der Person? Darauf kommt es natürlich auch an.
Also es gibt einige, die kannst du relativ schnell da dran setzen, die sagen: „Okay, ich verstehe, ihr macht das so, das läuft vielleicht vom Ablauf her anders, aber insgesamt weiß ich genau, wie es funktioniert“. Oder es gibt eben auch Menschen, die aus völlig anderen Bereichen kommen, für uns aber trotzdem interessant waren und mit unseren Themen bisher noch gar nicht großartig in Berührung gekommen sind.
Jochen: Okay.
Achim: Dann wird es natürlich ein bisschen komplizierter. Aber dafür gibt es eben einen Plan dann, wo wir sagen: „Okay, nächstes halbe Jahr und in den einzelnen Bereichen wird das und das entsprechend vermittelt“.
Jochen: Okay und das ist sozusagen auch das Thema, wo dann der Teamleiter den Hut auf hat und auch dafür Sorge trägt, dass es auch passiert, oder wie läuft das dann ab?
Achim: Ja, so sollte es sein. Also es soll natürlich auch regelmäßige Gespräche dann geben zwischen dem Teamleiter und dem Mitarbeiter, um zu sagen: „Lass uns beispielsweise vierwöchentlich hinsetzen und das abgleichen. Wo stehst du? Was ist passiert? Wo bist du drin? Wo noch nicht? Warum nicht? Wie können wir dich unterstützen?“. Das sind eben die Fragen, die dann dort noch erörtert werden.
Jochen: Okay. Das hört sich nach einem Plan an.
Achim: Ja, das hört sich nach einem Plan an.
Jochen: Was gibt es da für Probleme? Was gibt es da für Probleme am Anfang? Nicht jetzt mit dem Mitarbeiter an sich, sondern in diesem Prozess, was gibt es für Stolpersteine und auf was muss man achten in diesem Anfangsprozess?
Achim: Naja, also einer der großen Stolpersteine ist häufig natürlich Zeit.
Jochen: Okay.
Achim: Ja? Und das fängt schon am ersten Tag an. Das ist immer wieder ein Thema, sich wirklich die Zeit zu nehmen, weil oft ist es ja so, dass ausgerechnet in dem Moment, wo der neue Mitarbeiter kommt, brennt gerade die Hütte, ja? Und die Menschen, die sich eigentlich kümmern sollten, haben keine Zeit, oder es ist jemand krank geworden oder ähnliches, das heißt, man muss improvisieren, um dem Mitarbeiter trotzdem ein gutes Gefühl zu geben, gerade am ersten Tag, dass er jetzt nicht da irgendwo im Regen steht und keiner sich um ihn kümmern kann. Aber auch im weiteren Prozess natürlich mit den Zielplanungen, die man eben hat, kann es natürlich immer wieder dazukommen, auch dort gibt es, sei es Krankheitsfälle oder sei es eben auch in erster Linie Anforderungen, plötzliche Anforderungen aus den Projekte, weshalb vielleicht das ins Stocken gerät.
Jochen: Okay.
Achim: Und das ist für uns zumindest immer die größte Herausforderung, dem zu begegnen, es trotzdem hinzubekommen. Manchmal muss man eben auch flexibel sein und sagen: „Okay, an sich haben wir laut Lernplan hätten wir jetzt andere Themen auf der Uhr, aber jetzt ist eine gute Gelegenheit, weil jetzt kommt gerade ein Prozess, mit dem Du zu tun haben wirst, da sind wir gerade aufgefordert, was zu tun, also holen wir Dich da mit rein“.
Jochen: Okay.
Achim: Also sind wir sehr flexibel in diesen Dingen, geht auch meines Erachtens nicht viel anders bei uns. Also weil je nachdem welches Art Unternehmen man natürlich hat, ist es eben vorhersehbar stark, oder es ist es nicht und in unserem Unternehmen ist es das leider nicht.
Jochen: Ja.
Achim: Und aus dem Grunde können wir nach starrem Plan das nicht durchziehen.
Jochen: Verstehe. Das heißt, ihr müsst da auch flexibel darauf reagieren.
Achim: Entscheidend ist ja vielleicht auch nur, dass man weiß, das ist in dem Plan, das sind die Skills, die am Ende vermittelt werden sollen und die zeitliche Abfolge ist ja unter Umständen nicht immer auch maßgeblich relevant. Manches baut natürlich aufeinander auf, dann ist es wichtig, aber ansonsten ist es vielleicht nicht immer so maßgeblich relevant, wann was passiert.
Jochen: Okay. Und wie tragt ihr dafür Sorge, dass es dann trotzdem passiert?
Achim: Naja, wir wissen dann ja und halten ja fest, was bereits vermittelt wurde und was nicht, wo noch entsprechende Lücken sind.
Jochen: Okay.
Achim: Und da wissen wir ja, dass das noch passieren muss. Häufig ist es aber auch so, dass wir wissen, dieses Thema oder dieser Bereich, der wird uns in drei Wochen sowieso ereilen, weil es um, weiß ich nicht, allgemein Schulungen geht, wie ich die Schulungen vorbereite, was da wichtig ist, nach welchen Kriterien wir Locations aussuchen et cetera, cetera, was unsere Standards dort sind. Das muss ich jetzt nicht in einer Trockenübung machen, wenn ich weiß, dass ich in vier Wochen auf jeden Fall eine Schulung haben werde.
Jochen: Verstehe, verstehe.
Achim: Wo wir das Ganze sowieso machen. Und wir haben eben auch tatsächlich nicht die Kapazitäten und die Zeit, das ist ja was, was wahrscheinlich auch häufig jetzt irgendwann kommen wird, einfach nur jemanden abzustellen, der in einer Trockenübung jemanden etwas beibringt, was sowieso meist der schlechteste Fall ist. Das heißt, es gibt eben vielleicht auch Themen, die viel weiter vorne lägen, aber am Ende erst überhaupt nach einem halben Jahr angegangen werden, weil sie vorher keine Bewandtnis hatten eben und dann ist das so.
Jochen: Okay.
Achim: Das ist ja alles „on the fly“, also sprich, während des laufenden Prozesses.
Jochen: Ja.
Achim: Es ist ja nicht so, dass es so eine lockere Traineephase ist und „Ach, ich gucke mir mal alles an für 18 Monate im Unternehmen“.
Jochen: Ja.
Achim: Wie das bei Konzernen häufig der Fall ist. Durchlaufe mal alle Abteilungen und schaue dann mal. Sondern wenn wir einen Mitarbeiter einstellen, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir den dringend brauchen und die Arbeitskraft dringend brauchen, sehr hoch. Also es gibt ja diese schönen KB-Faktor, das ist der Kittelbrennfaktor, ne? Und da wo der Kittel brennt am meisten, da müssen wir halt auch erstmal angreifen.
Jochen: Verstehe, verstehe.
Achim: So ist das.
Jochen: Ja, absolut. Sehr coole Sache, Achim. Wie das so ist, wir wollten ja ganz viel machen in dieser Folge und wir sind tatsächlich jetzt schon am Ende wieder der Folge angelangt. Unsere Redezeit, wie ich das schön immer sage, ist leider aufgebraucht.
Achim: Ja.
Jochen: Und gibt es noch irgendwas, was wir vergessen haben? Möchtest du es nochmal zusammenfassen? Du hast ja letztendlich auch die ganze Zeit schon darüber gesprochen und ich weiß gar nicht, ob ich das zusammenfassen kann, aber ich würde es tatsächlich mal probieren wollen.
Also wenn der Mitarbeiter am Anfang ins Unternehmen kommt, ist es erstmal wichtig, dass der Arbeitsplatz eingerichtet ist. Da gibt es meistens eine Vorlaufzeit von ein bis zwei Wochen, wo der Technikverantwortliche mit dem entsprechenden IT-Administrator oder einem externen Dienstleister, je nachdem wie das Unternehmen ist, das alles klärt, die Technik, die entsprechenden Accounts eingerichtet sind, der Rechner da ist, der Arbeitsplatz eingerichtet ist, bis hin zu den Stiften, dem Papier und so, dass der Mitarbeiter dann am ersten Arbeitstag circa um 10 oder wann auch immer oder vielleicht etwas später als die anderen Mitarbeiter kommen kann.
Dann gibt es eine Art Einführungsplan, das kann ein Einführungsplan sein, der eine gewisse Struktur hat. Wir haben darüber gesprochen, dass es die Möglichkeit gibt, so etwas auch zu haben im Unternehmen, dass direkt festgelegt wird, wann der Mitarbeiter welche Stufen durchläuft. Bei euch ist es beispielsweise so, dass im Vorfeld er eine Information darüber bekommt, dass am ersten Tag er bestimmte Stufen, bestimmte Bereiche durchläuft.
Zunächst einmal sagt er jedem Mitarbeiter „guten Morgen“, „guten Tag“, stellt sich kurz vor, dann geht es direkt zum Gespräch mit dem Geschäftsführer, entsprechend dann gibt es nochmal ein kurzes Check-up nochmal, dass man nochmal spricht, ob es irgendwelche Fragen gibt, die vielleicht in der Zeit entstanden sind, weil das doch ein bis zwei Monate her ist und dann ist das schon sehr schön. Du hast mich jetzt etwas aus dem Konzept gebracht.
Und dann durchläuft er die entsprechenden weiteren Stufen. Bei entsprechenden Mitarbeitern, die für einen bestimmten Bereich verantwortlich sind, wird ihm gezeigt, wo die entsprechenden Dinge sind, die er braucht. Jeder hat einen bestimmten Verantwortungsbereich.
Und die letzte Stufe ist dann letztendlich, das ist vielleicht nach dem Mittagessen, vielleicht um 14 Uhr möglicherweise geht es dann direkt in das Projekt rein und es wird geguckt, was es da für Aufgaben gibt und der Mitarbeiter wird Schritt für Schritt herangeführt an die entsprechenden Aufgaben. Un das erfolgt auch im Rahmen eines Drei- oder Sechsmonatsplans, wo dann festgelegt wird anhand eines Lernplans, was denn entsprechend dort für Dinge beizubringen sind. Das passiert entweder über Prozesse, die es im Unternehmen gibt oder eben durch Co-Driving, dass man zusammen sich das anschaut, wie das funktioniert. Am Anfang werden auch bestimmte Dinge, die wichtig sind, nochmal durch einen anderen Mitarbeiter gegengecheckt, dass man auch sicher ist, dass es alles seine Richtigkeit hat. Und in diesem Sinne kann es dann strukturiert im Unternehmen beginnen.
Achim: Ja. Sehr schön.
Jochen: Not that bad. Achim, habe ich irgendwas vergessen?
Achim: Nein. Ich bin total begeistert.
Jochen: Wie das alles hängengeblieben ist, ne?
Achim: Ja, ja. Das war ja die Probe, dass du mir tatsächlich zugehört hast, ja?
Jochen: Ja, ja. Du hattest dich ja gewundert, weil ich habe ja so aus dem Fenster geschaut und mich umgedreht und alles, ne?
Achim: Ja, ja.
Jochen: Wir sehen uns ja immer beim Aufzeichnen. Und habe ich irgendwas vergessen? Gibt es noch irgendwas, was du noch ergänzen möchtest?
Achim: Ne. Hast eine gute Zusammenfassung gebracht. Dankeschön dafür. Erstmal soll es das gewesen sein, denke ich.
Jochen: Wunderbar. Wenn Ihr das nochmal nachlesen wollt, dann unter: unternehmer.link/54. Und wenn Euch diese Folge gefallen hat und unser Podcast gefällt, freuen wir uns natürlich sehr über eine positive iTunes-Bewertung. Die findet Ihr direkt, wenn Ihr unter „der-glueckliche-unternehmer“ oben auf „Podcast“ klickt, da gibt es die iTunes-Seite und über das Apple-Handy, über das iPhone.
Und ja, wenn Ihr sagt, wunderbar, wir wollen gerne den Turbo einschalten, gibt es die Möglichkeit, bei mir die entsprechenden Coachings zu machen. Unter unternehmer.link/coaching könnt Ihr Euch für einen Ersttermin, kostenlosen 15-minütigen Checkup-Termin anmelden und da gucken wir, wo die Reise hingehen kann. Lösungsorientiertes Coaching ist sehr effektiv, kann innerhalb von drei Terminen die entsprechende Lösung bringen.

Wenn Ihr interessiert seid, Euch mit anderen Unternehmern zusammenzusetzen: In regelmäßigen Abständen gibt es bei Achim die klassischen, sehr effektiven, sehr wundervollen und inspirierenden Unternehmercamps unter „unternehmercamp.de“ direkt im sonnigen Mallorca.
Und das war von meiner Seite alles. Ich wünsche Euch eine wunderbare Woche. Und denkt daran: Du hast das Recht glücklich zu sein.

Episode 54 – Eingestellt, was jetzt?

In der heutigen Episode geht es um das Einführen neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und der erste Arbeitstag steht bevor. Was nun? Jochen und Achim helfen Dir, den Einführungstag zu planen und durchzuführen und erklären, was es zu beachten gilt, damit Dein neuer Mitarbeiter sich gut in Deinem Unternehmen einfindet.

Du erfährst:

  • Wie und wann ich den Arbeitsplatz des Neuankömmlings vorbereite.
  • Welche Absprachen ich mit meinen bereits vorhandenen Mitarbeitern treffen sollte.
  • Wie ich den ersten Tag strukturieren kann und in welchen Schritten der Mitarbeiter in den Arbeitsplatz und sein Aufgabenfeld eingeführt werden sollte.
  • Warum ich mir für meinen ankommenden neuen Mitarbeiter unbedingt genügend Zeit nehmen sollte, auch wenn gerade „die Hütte brennt“.
  • Warum es klug ist, einen nachfolgenden Teamleiter (oder anderen wichtigen Angestellten) schon drei Monate vor Kündigung des momentanen Teamleiters zeitgleich mit ihm einzustellen.

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Viel Spaß beim Reinhören.

Und denke daran: Du hast das Recht glücklich zu sein!!

Jochen Metzger und Achim G. Lankenau

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