Archiv für den Tag: 07.04.2015

[Gespräche] Episode 27 – Die virtuelle Assistentin Yvonne Brassat

Jochen:          Ja Achim, Achim, Achim. Heute sind wir wieder hier vor Ort, sozusagen du in Berlin, ich in Berlin und wir haben eine Überraschung heute.   

Achim:            Ja, ich freue mich.

Jochen:          Wir haben es nämlich tatsächlich geschafft, eine virtuelle Assistentin heute direkt zu uns ins Studio zu bekommen, was sagst du dazu?

Achim:           Ja, ich bin begeistert. Lass sie uns begrüßen.

Jochen:          Ja, das machen wir gleich, aber vorher:

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Cool. Ja, Achim, das ist jetzt tatsächlich so, wir sprechen heute mit Yvonne Brassat. Herzlich willkommen Yvonne.

Yvonne:         Hallo.

Jochen:          Und das Wunderbare, finde ich, an unserer globalen Welt ist, dass Yvonne gerade sage und schreibe 8000 Kilometer von uns entfernt ist. Also wir beide haben eine Luftlinie ungefähr zwischen 20 und 30 km, Achim, insofern du gerade in Berlin wieder verweilst.

Achim:           Ja, ich bin wieder zurück in Berlin. Ja.

Jochen:          Wunderbar. Und Yvonne, da muss man tatsächlich einmal in den Flieger steigen und acht Stunden später ist man dann in Michigan, wo Yvonne zu Hause ist. Yvonne, ich finde das sehr schön, dass du heute da bist.
Und wir wollen heute mal sprechen über das Thema die virtuelle Assistentin und über unsere Zusammenarbeit, denn du bist ja für mich sozusagen die virtuelle Assistentin, worüber ich sehr glücklich und dankbar bin und total happy, dass es Dich gibt. Und ja, vielleicht kannst du einfach mal kurz berichten, wie du dazu gekommen bist. Was hast du früher gemacht, vor deinem Leben als virtuelle Assistentin, beruflich?

Yvonne:         Also ich habe Industriekauffrau gelernt und nach meiner Ausbildung habe ich dann als Sekretärin in einer Werbeagentur gearbeitet, bis mein zweiter Sohn geboren wurde und dann habe ich aufgehört zu arbeiten. Und dann sind wir 2003 in die USA gegangen, weil mein Mann ein sehr gutes Angebot bekommen hat. Und als die Kinder dann älter waren, wollte ich halt wieder was machen, aber halt, wenn möglich, von zu Hause aus und hab dann einfach mal ein bisschen im Internet rumgesucht, was man so machen kann und bin dann halt auf die Seite oDesk gestoßen, wo man sich halt auf Jobs bewerben kann, die man von zu Hause aus machen kann.

Jochen:          Spannend, spannend. Und was war der Grund für dich zu sagen, ich will jetzt von zu Hause aus arbeiten? Was ist da die Motivation? Ist es nicht schöner, mit Kollegen zu arbeiten und irgendwohin zur Arbeit zu fahren? Was war für dich da die Motivation?

Yvonne:         Die Motivation war, dass ich halt jederzeit für meine Kinder erreichbar bin, beziehungsweise hier in den USA ist es so, wenn man anfängt zu arbeiten, fängt man mit 10 Urlaubstagen im Jahr an.

Jochen:          Das ist nicht viel, ne?

Yvonne:         Das ist nicht viel und die Kinder haben drei Monate Sommerferien und da stellt sich dann die Frage, was macht man mit den Kindern, wenn die dann die Ferien haben oder wenn die krank sind? Es macht kein Arbeitgeber mit, dass sie dann bei drei Kindern, wo dann vielleicht einmal im Monat immer mal was ist, das macht kein Arbeitgeber mit, der hält dich dann nicht.

Jochen:          Verstehe. Das ist natürlich eine sehr gute Motivation, also erstmal eine Motivation letztendlich zu sagen, „Ok, lass mich das anders probieren“. Und ich zum Beispiel habe Dich ja schon drei Monate vorher, bevor ich dich kontaktierte, abgespeichert bei oDesk.
Also oDesk ist so eine Plattform, wer es nicht weiß www.oDesk.com, wo man letztendlich freie Mitarbeiter bekommen kann, weltweit. Die meisten sprechen dort Englisch, aber man kann auch Glück haben, dass man einen deutschsprachigen Kollegen, wollte ich sagen, sozusagen dort findet und das ist in meinem Fall passiert. Ich hatte dich dort bei einer Recherche mal gesehen, habe Dich dann abgespeichert sozusagen in meine Wunschliste und dann irgendwann habe ich gesagt, „So, jetzt gehst du es mal an und jetzt kontaktierst du Yvonne“ und das war der Beginn einer wundervollen Zusammenarbeit.

Yvonne:         Ja, kann ich nur bestätigen.

Jochen:          Ja, also ich bin super, super happy, weil bei Yvonne, muss ich sagen, merkt man wirklich, dass sie unglaublich viel Spaß bei der Arbeit hat, dass sie das gerne macht, dass sie proaktiv ist, also alles, was man sich letztendlich wünscht, ist für mich dort gegeben.
Und Achim, du bist jetzt bestimmt richtig neugierig geworden, wie das alles funktioniert.

Achim:           Ja. Ja genau, richtig. Da bin ich natürlich neugierig. Also indirekt bin ich ja schon daran beteiligt an dieser Zusammenarbeit, aber bisher nur indirekt.

Jochen:          Ja.

Achim:           Und wir haben ja gerade im Vorgespräch gerade schon gesagt, dass ich auch für einige meiner Projekte da sehr interessiert bin und Yvonne, wir werden uns bestimmt noch etwas genauer unterhalten dann.

Yvonne:         Das wäre nett.

Achim:            Aber das machen wir mal nach der Aufzeichnung.
Was mich natürlich interessiert, wie müssen wir uns das jetzt vorstellen, so als Ahnungslose? Also du hast ja gerade gesagt, Jochen, ok, du hast Yvonne schon mal abgespeichert quasi, also bei oDesk und andersrum, Yvonne, du hast dich dort irgendwie sozusagen registriert und deine Dienste angeboten. Wie ist es jetzt konkret weitergegangen? Also wie ist es so, wenn ich sage, ich interessiere mich dafür, ich möchte so etwas tun, wie mache ich das konkret? Also jetzt Jochen mal von deiner Seite aus, du suchst jemanden, wie ist es dann weitergegangen? Du hattest Yvonne abgespeichert, was ist dann passiert?

Jochen:          Genau. Also im ersten Schritt fängt es immer damit an, dass man recherchiert und guckt, ok, wer könnte denn passen, wer könnte ins Profil passen? Bei mir war es wichtig, dass ich jemanden habe, der Deutsch spricht, weil ich diese ganzen Themen der virtuellen Assistenz eigentlich gerne an jemand anvertrauen möchte, der auch Deutsch spricht, weil es natürlich sein kann, dass für ein deutsches Unternehmen auch Recherche auf deutschen Internetseiten notwendig ist, dass mal ein Anruf vielleicht zu tätigen ist, dass eine E-Mail zu schreiben ist auf Deutsch und das ist natürlich dann eine sehr, sehr gute Geschichte. Dann habe ich letztendlich Yvonne gefunden, habe mich für sie dort entschieden im ersten Schritt.

Achim:           Darf ich ganz kurz – Entschuldigung.

Jochen:          Ja?

Achim:           Ich muss dich mal ganz kurz unterbrechen, also weil du sagst, für Dich war es wichtig, dass die Person deutsch spricht.

Jochen:          Richtig.

Achim:           Wie muss ich mir das vorstellen bei dieser oDesk-Seite? Also ist das so ein bisschen eingestellt, die Skills quasi, wie so ein Lebenslauf, oder wie muss ich mir das vorstellen?

Jochen:          Ich hab die Möglichkeit, so Filter zu setzen und zu sagen, was für einen Stundensatz der Mitarbeiter kosten soll. Ich hab die Möglichkeit zu sagen, aus welcher Region er sein soll und ich hab die Möglichkeit, bestimmte Skills festzulegen, die er haben soll. Es gibt allerdings keinen Filter für Deutsch oder sowas in der Richtung, sondern ich hab dann einfach in der Volltextsuche „German“ eingegeben und hab dann sozusagen über „German“ sie dann gefunden. Beantwortet das deine Frage?

Achim:           Ja. Ja, ja, erstmal schon.

Jochen:          Ok.

Achim:           Ja.

Jochen:          Und der nächste Schritt ist dann immer, dass man denjenigen anfragt. Also man setzt zunächst einen Job rein, ein Jobangebot rein und ich hab gesagt, ich suche einen virtuellen Assistenten für administratorische Tätigkeiten und dann kann man sich entsprechende Personen aussuchen, die man dann entsprechend anschreibt. Und dann schreibst du halt dann hin, „Ok, ich habe mich gefragt, ob du Interesse hast, einen Job zu machen für mich, das ist das und das, wie in der Beschreibung“ und dann fragt man ihn zunächst einmal an. Und dann antwortet der mit ja oder nein, also sozusagen nimmt das Angebot an, erstmal mit dir zu sprechen oder nicht und dann ist es so, dass du idealerweise mit demjenigen einen Interviewtermin erst einmal vereinbarst. Das ist meine Empfehlung, dass du erstmal die Person kennenlernst.

Achim:           War das bei euch so?

Jochen:          Ja.

Yvonne:         Ja.

Jochen:          Ja.

Achim:           Ok, das heißt, ihr habt euch dann also über dieses Portal verabredet zu einem Skype-Termin oder wie muss ich mir das vorstellen?

Jochen:          Genau, genau. Also ich würde empfehlen, auch einen Skype-Termin zu machen oder ein Google-Hangout-Termin, wenn das möglich ist. Am verbreitetsten ist eigentlich Skype.
Und was man auf keinen Fall machen sollte, was nicht wirklich einen großen Sinn macht, ist sich telefonisch zu verabreden, also dass man sagt, wir telefonieren, weil das ist natürlich eine Sache, die sehr schwer zu realisieren ist. Da hilft natürlich so eine Lösung wie Skype, dass man einfach sagt, „Ok, wir sind dann und dann verabredet“.
Wichtig ist natürlich zu beachten der Zeitunterschied, nicht, dass man aneinander vorbeiredet, weil das kann natürlich auch schon mal passieren. Also ich sag immer, in Amerika gibt es Mountain Time und was gab es da noch?

Yvonne:         Eastern Time.

Jochen:          Eastern Time.

Yvonne:         Central.

Jochen:          Central Time. Und das ist ganz merkwürdig, wenn du mit jemand sprichst dort, der sagt dir dann nur, „Jaja, lass uns mal treffen in Mountain Time“, ich sag nur, „Was ist denn Mountain Time? Keine Ahnung“. Musst du dann erstmal irgendwie kompliziert auf irgendeine Plattform gehen und gucken, was das denn in deutscher Zeit ist, um Gottes Willen. Das ist eigentlich am Anfang das Komplizierteste, finde ich schon fast.
Und dann verabredet man sich, idealerweise hat man ein paar Fragen, es geht auch um die Motivation, warum möchte das derjenige machen und auch ihn abzufragen, ob er Fragen hat, wie die Zusammenarbeit aussieht. Und wenn man sich da soweit handelseinig ist, dann bietet man demjenigen ein Angebot an, das heißt, man geht wieder in oDesk rein und sagt, „Ja, ich möchte dich jetzt haben“ und der andere muss das Angebot dann annehmen.
Das Charmante an oDesk ist, dass alles weitere ist Magic, ja?

Achim:           Magic.

Jochen:          Magic. Ist total Magic. Also ich liebe das, weil du musst dich nicht um die Abrechnung kümmern, du musst dich nicht darum kümmern, dass Geld von deinem Konto abgebucht wird, das geht alles automatisch. Du kriegst eine Rechnung und derjenige, der für dich arbeitet, trägt die Stunden da ein, das heißt, ab dann ist es quasi alles automatisch.

Achim:           Das habe ich noch nicht verstanden. Also ich verstehe schon, also Geld abgebucht ist ja immer leicht. Geld von meinem Konto abbuchen zu lassen, finde ich auch immer leicht.

Jochen:          Ja, super Sache.

Achim:           Das draufzukriegen ist schwerer. Aber wie muss ich mir das jetzt konkret vorstellen? Also Yvonne beispielsweise, du hast jetzt, ich sag mal, 10 Stunden gearbeitet für Jochen, so was passiert dann?

Yvonne:         Die 10 Stunden, die gebe ich bei oDesk in ein – na, wie nennen die das? – in ein Time Sheet ein und dann wird das dem Jochen im Grunde in Rechnung gestellt und von der Kreditkarte abgebucht und ich sehe das dann bei oDesk auf meinem Konto das Geld und kann das dann per PayPal oder auf mein Bankkonto überweisen lassen.

Achim:           Ah ok.

Yvonne:         Also es ist echt easy. Es ist super easy.

Achim:           Ok.

Jochen:          Das ist für beide Seiten total easy, also das muss ich wirklich dazu sagen.

Yvonne:         Ja.

Achim:           Easy und sicher auch.

Jochen:          Ja, also es ist normalerweise so, dass man es sogar so einstellen kann, also das ist, wenn man jetzt jemanden hat, der zum Beispiel für einen programmiert, dann kann er auch sogar Screenshots da hinterlegen, was er wann gemacht hat und so. Das interessiert mich nicht so wirklich, weil ich möchte einfach, dass da eine Vertrauensbasis da ist und ich will jetzt nicht kontrollieren, was im Einzelnen alles da jetzt genauestens gemacht wurde.

Achim:           Ja, ja natürlich, ist klar.

Jochen:          Und im Grunde genommen ist es aber so, dass Yvonne jeden Tag einträgt, was sie gearbeitet hat. Also man weiß dann relativ genau, tagtäglich, was sie gearbeitet hat und die Abrechnung erfolgt immer wöchentlich, das heißt, das sind immer wöchentliche Aufträge.

Achim:           Und das heißt, um das genau zu verstehen, also Yvonne beispielsweise, du trägst da ein 10 Stunden für diese Woche?

Yvonne:         Genau.

Achim:           Und am Ende der Woche ist sozusagen Abrechnungstag und diese 10 Stunden werden dann den Jochen in Rechnung gestellt, oder muss er es erst noch freiklicken?

Jochen:          Ne.

Achim:           Oder du könntest jetzt noch sagen, „Ach, ich mach mal irgendwie diese Woche 50 Stunden und stelle die in Rechnung“ und dann wird automatisch eine Rechnung über 50 Stunden erstellt, oder?

Jochen:          Ja und dann war es das mit der Zusammenarbeit, muss ich sagen. Das ist relativ einfach.

Yvonne:         Ja, aber Jochen, musst du das nicht freigeben?

Jochen:          Ne.

Yvonne:         Weil wenn ich die Abrechnung sehe, steht da immer noch, weil ich krieg das Geld ja erst eine Woche später, weil da steht dann „In Review“.

Jochen:          Ja, ich glaube, es gibt da noch so eine Phase, wo man dann sozusagen reklamieren kann und sagen kann, „Ja, das stimmt ja gar nicht“, deswegen gibt es immer noch eine Woche Zeitverzug.

Achim:           Ah ok.

Jochen:          Aber an sich kann ich das sozusagen, wenn ich den Auftrag gebe, kann ich das festlegen und kann sagen, es gibt unbegrenzte Stunden oder so und so viele Stunden.

Yvonne:         Ja.

Jochen:          Das kann ich vorher festlegen.

Yvonne:         Ja.

Jochen:          Ich mach das eigentlich immer unbegrenzt.

Achim:           Ah ok.

Jochen:          Weil ich möchte da keine Restriktion drin haben, das ist nervig.

Achim:           Ne, das verstehe ich auch, aber es ist ja interessant zu wissen, dass man also theoretisch gesehen da jetzt auch eine Obergrenze an Stunden einstellen kann.

Jochen:          Ja.

Achim:           Also weil es gibt ja auch Menschen, die sich jetzt damit nicht auskennen, keine Erfahrung mit gesammelt haben.

Jochen:          Ja, ja.

Achim:           Die sagen, „Oh, oh, oh, was passiert?“ und womöglich trägt dann der virtuelle Assistentin da irgendwie 3000 Stunden ein und mein Konto ist leer, ja? So.

Yvonne:         Was du auch machen kannst, ist, ich trage die Stunden jetzt manuell ein, es gibt von oDesk aber auch einen Time Tracker, den derjenige, der arbeitet, halt anstellen kann und dann wird halt alle 10 Minuten dieser Screenshot gemacht und dann kann der Arbeitgeber im Grunde gucken, ob der die Zeit auch wirklich gearbeitet hat oder vielleicht nur den Tracker hat laufen lassen und im Internet dann rumgesurft hat.

Achim:           Ja, klar. Ok verstehe.

Yvonne:         Also es kommt immer darauf an, wie viel Vertrauen man sich gegenseitig…

Achim:           Ja, ja klar. Also ich bin ja ein großer Freund von Vertrauen. Also das, was du erzählst, ist ja schon ziemliche Überwachung, aber ich weiß gar nicht, ob das mit deutschem Arbeitsrecht überhaupt vereinbar wäre, aber gut.
Ne, aber es geht ja auch in erster Linie, ich denke, das ist so, geht es um Vertrauen. Aber es ist ja wichtig, dass man einen theoretischen Missbrauch irgendwie Einheit gebieten kann und jetzt keine Angst haben muss, dass dann da plötzlich nach einer Woche 2000 Euro oder Dollar von der Kreditkarte abgebucht werden oder so. Das heißt, da kann man Grenzen setzen und das passt dann.

Jochen:          Auf jeden Fall. Also ich hab da bisher auch, also ich arbeite sehr viel mit oDesk und ich hab da auch bisher noch keine negativen Erfahrungen gemacht.

Achim:           Ja, es leben ja auch alle davon.

Jochen:          Genau.

Achim:           Also wenn ich das richtig sehe, gibt es eine Bewertung auch sogar hier und ich denke, das ist ja auch nicht ganz unwichtig, sonst kriegt man wahrscheinlich auch schwer Jobs, wenn man schlechte Bewertungen hat, vermute ich mal, ne?

Jochen:          Genau.

Achim:           Das ist ja ziemlich transparent.

Jochen:          Ja, lass uns nochmal gucken, wie unsere Zusammenarbeit sozusagen konkret läuft, weil das finde ich sehr, sehr spannend.

Achim:           Ja, das find ich jetzt auch spannend.

Jochen:          Also wie funktioniert das? Im Grunde genommen ist es so, dass ich zwei Wege habe, wenn ich Yvonne was gebe. Also wir arbeiten, was ich jedem empfehlen kann, mit einem Ticketsystem. Ticketsystem bedeutet, dass ich da eine E-Mail hinschicke an dieses System und dann wird das automatisch wie so eine Aufgabe dort hinterlegt.
Da ist meine Empfehlung ein System, das heißt www.plan.io, was hier eine Berliner Firma aufgesetzt hat. Und letztendlich ist es so, dass dann sozusagen Yvonne eine Benachrichtigung bekommt, dass es ein Ticket gibt, für sie eine Aufgabe gibt und sie arbeitet dann die Aufgabe ab und wenn sie fertig ist, schließt sie dieses Ticket. Dann erfahre ich wieder, „Aha, diese Aufgabe ist erledigt“.
Das ist etwas, was am Anfang vielleicht noch nicht so gut ist, das zu machen, weil am Anfang ist es erstmal wichtig, dass man sich einspielt, dass man halt auch, wenn man jetzt eine Aufgabe vergibt, eher nochmal mit demjenigen spricht und das mit dem durchgeht und sagt, „Ist es klar, gibt’s noch Fragen, hast du das verstanden?“, um einfach eine klare Kommunikation zu finden. Aber bei uns ist das, glaube ich, inzwischen so (Yvonne, korrigiere mich, wenn ich da falsch liege), da wir so viele Sachen, einzelne Tätigkeiten gemacht haben, dass, wenn ich was schreibe, es relativ klar ist, um was es geht.

Yvonne:         Ja.

Jochen:          Meistens.

Yvonne:         Ich frag zwar manchmal nochmal nach, um auf Nummer sicher zu gehen, aber meist ist es eigentlich fast immer klar, ja.

Jochen:          Genau. Das liegt bei uns aber auch daran, dass wir die Zusammenarbeit so gestaltet haben, dass ganz, ganz viele Dinge als Prozesse festgelegt sind.

Yvonne:         Ja.

Jochen:          Das bedeutet, dass sozusagen einfache, wiederkehrende Tätigkeiten werden festgelegt durch Prozesse. Wir haben da Google Drive als Tool, was wir verwenden und dann steht dann zum Beispiel, einmal im Monat zum Beispiel müssen die Kontoauszüge gezogen werden und dann gibt es einen Prozess, der eben genau die Schritte beschreibt, was passieren muss, wenn der Kontoauszug gezogen werden muss und wo der hingeschickt werden muss und was noch gemacht werden muss. Und das ist als Prozess hinterlegt und darauf hat auch Yvonne Zugriff auf diese Prozesse und manchmal verweise ich dann noch in der Aufgabe auf einen Prozess und manchmal ist es so, dass sie dann schon weiß.
Heute zum Beispiel hab ich ein Ticket geschrieben und da habe ich kurz geschrieben, „Ja, mach bitte eine Rechnung fertig für Domains“, weil wir auch Domains verkaufen, „Und dann schau bitte, die Preise sind in der Domainliste drin“, dann weiß sie schon, „Aha, Domainliste, das ist da und da, alles klar, dann weiß ich, was zu tun ist“. Ja?

Achim:           Ganz kurz noch, also auch für unsere Hörer, weil wir sprechen von oDesk, wir sprechen von Google Drive, wir sprechen von eben dem plan.io. Ich weiß nicht, ob das jetzt jedem alles so bekannt und geläufig ist, deshalb auch nochmal ganz kurz, vielleicht Google Drive: Was genau kann Google Drive da machen, also was hilft euch das bei der Zusammenarbeit?

Jochen:          Möchtest du was dazu sagen, Yvonne, oder soll ich was sagen?

Yvonne:         Ja, es hilft insofern, dass das Ganze halt online ist und wenn du da Veränderungen hast, derjenige, mit dem du die Dokumente geteilt hast, der hat sofort Einsicht darauf und du musst dir halt nicht die Dokumente per E-Mail hin und herschicken.

Achim:           Ok.

Jochen:          Also im Grunde genommen kann man sich vorstellen, dass es ist wie Microsoft Word, nur eben online, ja? Also es ist jetzt nicht Microsoft Word, sondern es hat einen abgespeckten Funktionsumfang, aber es ist letztendlich wie eine Textverarbeitung, die online funktioniert, nur dadurch, dass ich einen Browser habe. Also ich kann das im Browser einfach verwenden. Ich kann die Seite aufmachen, wenn ich bei Google eingeloggt bin, dann habe ich das auch als Möglichkeit und kann da Dokumente anlegen, Ordner anlegen, eben Dateiordner, Verzeichnisbaum und da  kann ich dann meine Dokumente letztendlich hinterlegen und ich kann dann auch entscheiden, wem ich welches Dokument freigebe.

Achim:           Muss ich mir das wie Dropbox vorstellen dann?

Jochen:          Ja, aber der Unterschied zu Dropbox ist, wir verwenden auch Dropbox für andere Dinge, aber der Vorteil bei Google Drive ist, dass ich dezidiert viel besser die Rechte vergeben kann für einzelne Dokumente und für  Teilbäume, das geht so bei Dropbox nicht unbedingt so gut. Also ich kann schon für ein Oberverzeichnis einen anderen Nutzer sozusagen hinterlegen, aber bei Google Drive kann ich das für jedes einzelne Dokument, für jeden einzelnen Ordner kann ich sagen, „Der darf hier drauf Zugriff haben, der darf hier drauf Zugriff haben“ und das ist das Entscheidende. Dropbox dient ja quasi nur als Ablage.

Achim:           Ja richtig.

Jochen:          Bei Google Drive ist es so, dass ich quasi gleich die Textverarbeitung, die Tabellenkalkulation und ein paar andere, sogar eine Präsentationssoftware mit drin habe und das alles kann ich über den Browser bedienen.
Und das nächste, was ich auch ziemlich cool finde, wenn ich in einem Dokument drin bin und jemand zweites ist drin, dann kann ich sozusagen mit dem einen Chat führen innerhalb des Dokumentes.

Achim:           Ok verstehe.

Jochen:          Und kann mit dem sozusagen mich per Text austauschen und kann sagen, „Ja guck mal hier und schau dir mal das an“.

Achim:           Das ist ja das, was wir manchmal in unserer Mastermind auch nutzen dann.

Jochen:          Genau.

Achim:           Genau, wo wir beide in ein gleiches Dokument reinschreiben während der Mastermind. Aber ich denke, es ist nochmal wichtig, das zu verstehen, dass es also schon ähnlich wie einmal einerseits als Speicherort funktioniert, also als virtueller Server quasi funktioniert, auf der anderen Seite ich eben aber auch die Textverarbeitungsprogramme gleich drin habe und auch noch obendrein in dem gleichen Dokument parallel arbeiten kann, wenn ich denn will.

Jochen:          Genau, genau.

Achim:           Ok.

Jochen:          Und das ist für mich sehr, sehr wichtig. Also letztendlich ist für mich so die Devise, dass alles, was ich habe und alles, was ich benutze, muss eigentlich online zur Verfügung stehen.

Achim:           Ja.

Jochen:          Weil ich möchte, dass auf alles Yvonne in irgendeiner Form zugreifen kann und darauf aufbauen kann und es wäre sozusagen tödlich, wenn irgendwas da, „Ja, das liegt bei mir hier im Ordner“, weil dann bin ich immer derjenige, der die Spaßbremse ist, ne?

Achim:           Ja, ja, das ist klar.

Jochen:          Weil dann muss ich es ja einscannen und so weiter.

Achim:           Genau. Ja?

Jochen:          Und eine sehr wichtige Komponente, die wir noch haben, ist, dass wir einen sogenannten Passwort-Manager verwenden und wo die Passwörter gespeichert sind. Wenn du für bestimmte Dienste, zum Beispiel du hast jetzt, ich schreib zum Beispiel, es gibt einen Prozess, der heißt dann „Ziehe bitte eine Rechnung einmal im Monat von dem und dem Lieferanten“ und der hat zum Beispiel irgendeine Onlineplattform dafür, ne? Hat eine Seite, wo du dich einloggst und wo du die Rechnung bekommst.

Achim:           Ja.

Jochen:          Da gibt es ja einige inzwischen. Und dann ist das so, ich verwende sozusagen eine Software, die heißt Lastpass.com, also L-A-S-T-P-A-S-S.com, da sind alle meine Passwörter drin, die sind auch auf einem Server gespeichert, also sicher, auf sichere Weise dort gespeichert und Yvonne verwendet auch dieses Programm. Und dann kann ich zum Beispiel sagen, „Yvonne, ich stelle dir dieses Passwort und diese Userdaten jetzt zur Verfügung“ und in dem Moment, wo ich ihr die zur Verfügung stelle, hat sie die schon und kann die verwenden. Das kann ich jedem nur empfehlen, der mit so einer Konstellation wie wir arbeitet, weil es einem unglaublich dabei hilft, dass man das am besten organisiert. Weil ich würde jedem  davon abraten, irgendwelche Passwörter per E-Mail hin und herzuschicken, dann gibt es Rückfragen, „Ich find das nicht, kannst du mir das nochmal schicken? Das geht nicht, es hat was geändert“. Und das heißt, man hat quasi einen zentralen Ablageort für die Passwörter. Und ich würde auch nie Passwörter direkt in die Prozesse reinschreiben, die haben da nichts verloren. Im Prozess steht da nur, „Schaue bitte, da findest du die Credentials in Lastpass, also die Zugangsdaten, wenn du das und das eingibst“, also zum Beispiel der Suchbegriff Soundso. Da kannst du direkt danach suchen und dann findest du das.

Achim:           Ja.

Jochen:          Und das ist eine sehr, sehr wichtige Geschichte, dass diese Trennung da ist: In den Prozessen keine Passwörter.

Achim:           Ja, habe ich verstanden.

Jochen:          Sehr gut, Achim. Sehr gut. Das ist verstanden. Yvonne, was gibt es noch wichtiges in der Zusammenarbeit, was habe ich vergessen?

Yvonne:         Ja, dann noch die wiederkehrenden Aufgaben.

Jochen:          Ah, ich liebe sie. Ich liebe sie. Ja, sag mal was dazu.

Yvonne:         Ja, halt Sachen, die immer am ersten des Monats gemacht werden. Halt spezielle Rechnungen runterziehen und die habe ich mir halt auf Wiedervorlage gelegt, so dass halt nicht jeden Monat ein Ticket geschrieben werden muss, was ja Blödsinn ist bei wiederkehrenden Aufgaben. Und ja.

Jochen:          Also vom Prinzip her funktioniert es so, Achim, dass wir eine Excel-Tabelle haben, ein Google Spreadsheet, auch in Google Drive und da steht dann drin, welche monatlichen Aufgaben oder welche wiederkehrenden Aufgaben es gibt. Da steht dann drin, was für eine Aufgabe das ist, es ist ein Verweis auf einen Prozess, das heißt, in dem Prozess ist nochmal die Aufgabe beschrieben. Dann haben wir als nächstes drin, wie oft passiert das, also zum Beispiel einmal im Monat von dem und dem Lieferanten muss die Rechnung runtergezogen werden oder einmal im Monat müssen sozusagen die fehlenden Belege, die wir dann von der Buchhaltung bekommen, bearbeitet werden et cetera pp. Also das ist sozusagen unsere Liste. Wie viele Punkte haben wir auf dieser wiederkehrenden Liste, Yvonne?

Yvonne:         Gute Frage, nächste Frage. Weiß ich jetzt gar nicht.

Jochen:          Ich denke ungefähr zwischen 20 und 30 sind es bestimmt.

Yvonne:         Ja. Könnte hinkommen, ja.

Jochen:          Genau. Und der Vorteil ist eben dann für mich, einerseits weiß Yvonne, „Aha, das kann ich jeden Monat machen“, was für sie auch hilfreich ist und ich weiß in dem Moment und das ist wirklich das Gefühl, was mir Yvonne gibt und das kann ich jedem nur empfehlen, dieses Gefühl auch mitzunehmen, es ist in der Liste drin und ich weiß, dass es passiert. Ich weiß, ich kann mich auf Yvonne verlassen, 100%ig, dass das passiert, jeden Monat und ich muss nicht nachfragen, ich muss nicht sagen, „Hast du das schon gemacht?“.
Und das ist wirklich was, was Yvonne halt letztendlich herauszeichnet und wo man auch, wenn man mit jemanden zusammenarbeitet, wenn man sich jetzt tatsächlich entscheiden würde, nicht mit Yvonne zusammenzuarbeiten (da kommen wir gleich noch dazu), sondern mit jemand anderen (was ich auf jeden Fall nicht empfehlen kann, aber das ist ein anderes Thema), dann sollte man auf jeden Fall darauf achten: Ist das so, dass mit meinem virtuellen Assistenten es so ist, dass ich die Dinge ihm geben kann und nicht mehr darüber nachdenken brauche? Denn das ist das, was ich für mich festgestellt habe, was eigentlich dieses „den Rücken freihalten“ ausmacht, ja? Ich gebe jemand etwas, ich weiß, er kümmert sich darum und ich weiß, das ist geregelt und so ist es mit diesen Aufgaben auch.

Achim:           Klingt gut.

Jochen:          Ja. Ein wichtiger Punkt dabei, finde ich, ist auch zu gucken, gerade diese wiederkehrenden Aufgaben sind die, die den größten Effekt haben, finde ich, weil das sind Aufgaben, die nerven einen ständig. Man muss einmal im Monat sich um die Belege kümmern, vielleicht macht man es mehrere Monate nicht, dann muss man es am Ende des Jahres machen. So einfache Sachen, die, wenn man sie jeden Monat regelmäßig macht, ganz leicht sind, aber wenn sie sich aufsummieren, den totalen Stress bedeuten.
Und da kann ich jedem empfehlen, für sich zu gucken, was gibt es für Dinge, die ich habe, die mich total stressen selber und die ich gerne abgenommen haben möchte? Und das ist auch, Achim, so ein bisschen der Shortcut, ja? Was würde dir als erstes einfallen, wo du sagst, „Oh, das nervt mich total, das will ich nicht machen“?

Achim:           Ah, da gibt es viele Sachen.

Jochen:          Nenne mal eins.

Achim:           So viel Zeit haben wir gar nicht hier. Was ich nicht machen will? Also bei mir ist es tatsächlich so, diese ganzen, also eine ganze Reihe von Bürosachen, also auch wiederkehrende Sachen, also alles, was mit Steuer zu tun hat beispielsweise.

Jochen:          Ok, bleiben wir mal bei Steuer; was wäre das erste bei Steuer? Nehmen wir mal einen Punkt bei Steuer, was dich nerven würde.

Achim:           Monatliche Lohnsteuervorauszahlung und solche Sachen, also für mich jetzt privat.

Jochen:          Ok. Und was muss da gemacht werden?

Achim:           Naja, im Moment lasse ich das tatsächlich machen, ist vielleicht insofern ein schlechtes Beispiel, weil ich lasse das immer vom Steuerberater machen.

Jochen:          Ein anderes Beispiel?

Achim:           Aber das sind – ah, jetzt hast du mich aber auch erwischt, also mir fällt jetzt tatsächlich, obwohl es 1000 Sachen sind, gerade nicht irgendwie was richtig Gutes ein.

Jochen:          Das ist ja kein Problem.

Achim:           Ach doch, ich hab ein sehr gutes Beispiel, ja? Ich kriege jeden Monat eine Rechnung von dir, Jochen.

Jochen:          Ah.

Achim:           Ja genau. Und da stehe ich immer da und denke so, ‚Ah, jetzt hast du mit der Rechnung wieder zu tun‘. Das nervt halt, verstehst du?

Jochen:          Also geht das ums Überweisen, Abheften?

Achim:           Ja, ja klar. Also einmal muss ich die Rechnung – ja, also du schickst die mir per E-Mail. So, jetzt muss ja folgendes passieren: Zum einen muss die Rechnung natürlich überwiesen werden, das ist eine Sache, zum anderen muss die auch natürlich in meine Buchhaltung rein, damit ich daran denke, beziehungsweise später, wenn die Buchhaltung dann, also wenn es an die Steuererklärung geht, muss ja klar sein, das sind Kosten, die entstanden sind, also muss das da miterfasst werden, ja?

Jochen:          Ok und wie machst du das, dass deine Buchhaltung das weiß, dass das erfasst werden muss?

Achim:           Ja, das ist ja genau mein Problem, weil in meiner Firma haben wir eine Buchhalterin, die so etwas macht, aber da wir diesen Podcast nicht über die Firma machen, ist es so, dass ich ja die Rechnung als Person bekomme und in meiner privaten Buchhaltung bin ich halt total schlecht. Das heißt, also ich denke mal dran, das irgendwann auszudrucken oder es zumindest in der Dropbox zu speichern oder ähnliches, aber ansonsten ist das für mich etwas, wo ich immer tendenziell dazu neige, diese Sachen zu vergessen. Also ich denke höchstens noch daran, das zu überweisen, spätestens wenn du mich daran erinnert hast, aber es gibt eben keinen automatisierten Prozess dafür und keine Regel, wie ich damit umgehe.

Jochen:          Genau. Genau das machen wir. Also das Thema überweisen haben wir noch nicht so 100% gelöst, da sind wir noch dran, da wird noch was kommen, das kann ich versprechen, aber das organisatorische Drumherum, das haben wir so gelöst, dass ich dir zum Beispiel empfehlen kann, das ist ein wiederkehrender Prozess, das bedeutet, du machst einen Prozess, wo drin steht „Bitte einmal im Monat in meinen E-Mail Account reinschauen, suchen nach“ und dann kannst du sagen, „Ok, suchen nach Rechnung Soundso“.

Achim:           Ja.

Jochen:          „Dann diese Rechnung bitte nehmen und in die Dropbox speichern, für das Jahr und in dem und dem Ordner. Wenn es für das Jahr noch keinen Ordner gibt, bitte einen Ordner für das Jahr anlegen“, wenn du das monatsweise machst, für den Monat anlegen und die Rechnung dort abspeichern und was auch immer du dann noch machen musst. Die Rechnung mit in eine Liste aufnehmen, dass diese zu den erfassenden Kosten gehört, in Tabelle Soundso. Ok?

Achim:           Ja.

Jochen:          Und das als wiederkehrendenden Prozess machen. Jetzt sagst du, „Ja Jochen, das ist ja alles ganz schön, da muss ich mich aber erstmal hinsetzen und das machen“.

Achim:           Ne. Klar, am Anfang habe ich einmal den Aufwand, diesen Prozess zu beschreiben.

Jochen:          Genau.

Achim:           Das ist richtig, ja. Aber danach ist er dann automatisiert, ich muss mich nicht mehr damit beschäftigten, also insofern ist das eine tolle Lösung. Es gibt nur eigentlich eine Lösung, die ich noch toller finde.

Jochen:          Ja, sag!

Achim:           Du schreibst mir einfach keine Rechnung.

Jochen:          Ja, also wir können es auch so machen, du überweist mir einfach einen Einmalbetrag von 3000 Euro und ich telefoniere das dann ab.

Achim:           Da muss ich auch wieder drüber nachdenken, muss ich auch kontrollieren.

Jochen:          Ja, ja. Wie auch immer.

Achim:           Wie auch immer.

Jochen:          Wir haben das sogar noch verfeinert in unserer Zusammenarbeit und da habe ich am Anfang so ein bisschen meine Bauchschmerzen gehabt, weil ich das so ein bisschen sehr chefig finde, da habe ich so ein bisschen meine Probleme gehabt. Aber wir haben es teilweise schon so gelöst und das ist sozusagen die nächste Stufe dann, dass ich in mein Handy reingesprochen habe. Da habe ich so eine App und da habe ich reingesprochen und gesagt, „Yvonne, folgendes: Bitte einmal dieses und dieses und dieses machen und dann bitte das als Prozess gleich einpflegen und dann bitte in die wiederkehrende Liste das reinsetzen und das bitte einmal im Monat wiederholen“.
Das heißt, statt das alles aufzuschreiben, wenn es dir leichter fällt, das quasi „zu diktieren“, dann kann man das auch machen. Und ich glaube Yvonne, du bist da inzwischen so fit, was das betrifft, dass, wenn jetzt ein neuer Kunde käme und sagt, „Ah, das nervt mich alles das aufzuschreiben, kann ich das auch diktieren?“, dass du sagen würdest, „Jawohl, her damit, das kriege ich hin“.

Yvonne:         Ja, kein Problem.

Jochen:          Also das, muss ich sagen, das ist eine große Erleichterung.

Achim:           Also das finde ich super, ganz ehrlich. Also Yvonne, wenn du sagst, dass das auch ein Weg ist, weil ich bin so ein Typ beispielsweise, dieses ganze Aufgeschreibe, das mag ich nicht, sondern ich mag es viel lieber, zu sprechen, zu kommunizieren. Ob das jetzt irgendwie eine Kommunikation ist oder einfach auch nur etwas, was ich irgendwo reinspreche, aber das würde für mich auf jeden Fall das Leben schon mal leichter machen.

Jochen:          Genau.

Yvonne:         Ja, das ist kein Problem.

Jochen:          Also das ist eine ganz, ganz super Sache.

Achim:           Perfekt.

Jochen:          Auf jeden Fall ist es dann, was ich von außen empfehlen kann als Berater sozusagen, ist halt zu sagen, ok, dann ist es wirklich wichtig, das auch zu definieren, wie dieser Prozess läuft, ne? Also dass man es im Vorfeld halt klärt, dass diese Sachen, die man dann auch diktiert, immer auch Prozesse sind.

Achim:           Ja.

Jochen:          Also dass man nicht sagt, „Ja Yvonne, kannst du mal? Ich hab ja da eine Rechnung liegen und bist du mal so nett und machst die?“ und dann fängst du jeden Monat von neuem an, ne? Das macht keinen Sinn. Das muss schon irgendwie so ein bisschen dann strukturiert letztendlich gemacht werden.

Achim:           Ja, das stimmt.

Jochen:          Aber das hilft mir sehr. Ich hab einfach auch die Situationen, wo ich unterwegs bin, hab noch eine Minute an der Ampel und kann kurz mein Handy rausnehmen und mir fällt gerade ein, „Zack, zack, was ist damit?“ und das ist dann gleich so eingerichtet, dass eine E-Mail geht ans Ticketsystem.

Achim:           Dann nenn doch kurz auch noch die App, dann wissen wir das auch noch alle.

Jochen:          Meine App, die ich einsetze, die heißt, lass mich mal kurz schauen, die heißt bei mir Netmemo Plus.

Achim:           Netmemo Plus. Ok, also vielleicht können wir das noch in die Shownotes nachher noch mitverarbeiten.

Jochen:          Das werden wir auf jeden Fall reinmachen. So Achim.

Achim:           Ja?

Jochen:          Wir sind ja schon am Ende.

Achim:           Fast wieder am Ende, aber wir wollen natürlich mal gucken, wie kann denn ein potentieller Kunde jetzt zu Yvonne eigentlich kommen?

Jochen:          Das ist das allerwichtigste, finde ich.

Achim:           Yvonne, was muss die Person tun, um zu dir zu gelangen am einfachsten?

Yvonne:         Am einfachsten ist über oDesk oder mich einfach per E-Mail anschreiben.

Jochen:          Ja.

Achim:           Ok, magst du deine E-Mail Adresse mal nennen?

Yvonne:         Ja, das ist ybrassatwork@outlook.com.

Achim:           Ok, gut. Wer das jetzt nicht mitbekommen haben sollte, natürlich sind wir gerne bereit, auch die E-Mail Adresse von Yvonne zu übermitteln. Bei Interesse könnt Ihr Euch also auch gerne an Jochen oder mich wenden und wir leiten das natürlich auch gerne weiter, dann kann es dann direkten Kontakt geben und alles weitere könnt ihr dann besprechen. Richtig?

Yvonne:         Richtig.

Jochen:          So würde ich das auch sehen, auf jeden Fall.

Achim:           Perfekt.

Jochen:          Achim, jetzt sollten wir vielleicht eine kurze Zusammenfassung machen. Ich weiß nicht, ich bin ein bisschen neben der Spur, um das zu machen, kannst du das vielleicht in dem Fall tun?

Achim:           Ja, vielleicht noch ganz kurz: Yvonne, also erstmal schon mal an der Stelle vielen Dank. Gibt es noch irgendwas, was du noch ganz wichtig findest, worüber wir jetzt nicht gesprochen haben?

Yvonne:         Ne, ich denke, wir haben soweit so ziemlich alles abgedeckt.

Achim:           Ok, wir haben auch kein Blödsinn erzählt, also Jochen in erster Linie?

Jochen:          Also wenn, dann ich auf jeden Fall.

Achim:           Wenn, dann Jochen.

Jochen:          Ne, das passt. Wunderbar.

Achim:           War das jetzt ein ja?

Jochen:          Yvonne?

Achim:           Ok gut.

Jochen:          Ok, wunderbar. Ja, Achim, vielleicht kannst du noch kurz zusammenfassen.

Achim:           Ja also, was haben wir heute – wir haben heute viel gelernt. Ich fand das also sehr spannend, ich hoffe unsere Hörer auch.
Wir haben von Yvonne erfahren so ein bisschen, wie sie überhaupt dazu gekommen ist, eine virtuelle Assistentin zu werden, wobei das Wort „virtuell“ in dem Zusammenhang natürlich sowieso sehr spannend ist, weil Yvonne ist ja nun wirklich da und nicht einfach nur virtuell, Gott sei Dank.
Wie das so ein bisschen funktioniert, also angefangen von den Prozessen, wie man das aufsetzen kann.
Wir haben von oDesk gesprochen, dass man das steuern kann, wobei in diesem Falle natürlich alle Interessierten auch direkt an Yvonne herantreten können per E-Mail.
Ja, dass man das dann darüber auch abrechnen kann, das finde ich auch sehr spannend, dass man sich also gar nicht mehr groß damit beschäftigen muss und dass man optimaler Weise Prozesse aufsetzt. Wir werden also die einzelnen Hilfsmittel dazu, die Online Tools nochmal alle in den Shownotes reingeben. Und darüber, also dann über ein Ticketsystem kann man gehen und danach über Google Drive, wo man sich gemeinsam austauschen kann, die Dateien ablegen kann, bis hin zu sogar irgendwie Lastpass als Passswort-Manager, wenn es um Onlinesachen geht, über die man rein muss, über irgendwelche Onlineforen oder ähnliches.
Und ja, nicht zuletzt kann man sogar, wenn man zu faul zum Schreiben ist, Yvonne diktieren bestimmte Dinge, Prozesse, so dass wir dann tolle Ergebnisse bekommen und man das Leben ein bisschen leichter hat.
Das ist jetzt eine etwas unkonventionelle, aber meine Zusammenfassung.

Jochen:          Achim, ich find es genial. Also du warst eine tolle Susi heute.

Achim:           Ja, ja genau. Ein bisschen verwirrt auch, aber…

Jochen:          Ja.

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Leute, Leute, Leute. Es hat uns super viel Spaß gemacht, das kann ich auf jeden Fall für mich sagen. Ich gebe das mal einfach weiter in die Runde. Und ich wünsche Euch wirklich eine tolle Woche dort draußen. Was möchtest du noch sagen, Achim?

Achim:           Ja, recht herzlichen Dank an Yvonne.

Yvonne:         Ja.

Achim:           Bei dir beginnt der Tag jetzt ja gerade. Ich glaube mittlerweile dürfte es kurz vor 11, ist es jetzt bei dir, ist das richtig?

Yvonne:         Ja, ist richtig.

Achim:           Ist richtig, ok. Ja, dann einen wunderschönen Tag. Danke an deinen Hund, dass er, entgegen der Prognose, doch gar nicht gebellt hat. Hat sich ja vorbildlich verhalten. Und ja, wir freuen uns auf die Zusammenarbeit auf die weitere.
Und ja, wie immer: Ihr habt das Recht glücklich zu sein.

Jochen:          Richtig, Ihr und Du hast das Recht glücklich zu sein. Bis zur nächsten Woche.  Tschüss zusammen.

Episode 27 – Die virtuelle Assistentin Yvonne Brassat

In dieser Episode geht es bei Jochen und Achim um das Thema: „Die virtuelle Assistentin“

Diese Woche bekommst Du mehr Klarheit und Inspiration darüber, wie Du zu einem virtuellen Assistenten / einer virtuellen Assistentin kommst und worauf Du achten solltest.

Heute erfährst Du:

  • Wie die genauen Schritte sind, um bei der Freelancer-Plattform „Odesk“ Mitarbeiter zu finden.
  • Wie man sich für das erste Interview am besten verabredet und welche Bedeutung die Zeitzone hier spielt.
  • Warum „Odesk magic“ (=magisch) ist.
  • Warum Arbeits-Prozesse in der Zusammenarbeit wichtig sind.
  • Welches die wichtigsten Eigenschaften sind, die ein virtueller Assistent / eine virtuelle Assistentin mitbringen sollte (und wie Yvonne Jochen den Rücken freihält).
  • Wie Jochen sein Handy zu einem Diktiergerät macht, um Aufgaben zu vergeben.

Fragen zum Thema? Schreibt uns: info@t3company.de

Show Notes: Kontakt Virtuelle Assistentin Yvonne Brassat: ybrassatwork@outlook.com Plan.io Ticketsystem ODesk Google Drive Dropbox Passwörter teilen -> Lastpass Aufgaben diktieren


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