Jochen: Ja Mensch, Achim. Das ist ein Wetter heute draußen du, was sagst du denn dazu? Sonne scheint nicht, regnen tut es nicht, schneien tut es nicht, aber wir haben Podcast. Ich meine, das ist doch eine gute Nachricht, oder?
Achim: Das ist eine super Nachricht, Jochen.
Jochen: Ja.
Achim: Dafür störst du mich jetzt oder wie?
Jochen: Ja, ich hab dich extra angerufen, genau, um zu sagen, „Mensch Achim, was ist los, wo bist du? Podcast heute“. Ja, wir haben ja heute ein besonders schönes Thema uns wieder ausgesucht und ich frage dich mal ganz konkret: Wer stört?
Achim: Ja, du.
Jochen: Ja, ich störe jetzt, ach so. Da hast du jetzt schon themenorientiert geantwortet, das ist nicht schlecht.
Achim: Genau.
Jochen: Genau, ja.
Achim: Ja, jetzt störst du natürlich gerade nicht, weil wir ja verabredet waren.
Jochen: Ok, ok. Ja, wir wollen uns ein bisschen über das Thema heute unterhalten, Zeit und Kommunikation, ne?
Achim: Richtig.
Jochen: Und wann ist es sinnvoll, wie kommuniziert man, wie macht man das am Besten? Da geht es uns einfach darum, mal ein paar neue, paar neue und spannende Wege zu zeigen, die wir auch selber praktizieren bei uns. Und ja, da sind wir jetzt quasi schon mittendrin.
Ja, wie ist das denn, Achim? Wenn dich jemand anruft, gehst du dann sofort ran, oder wie handhabst du das, oder wie entscheidest du das für dich?
Achim: Kommt darauf an, wer dran ist, ja. Ja, wobei ich bin da nicht konsequent. Also worum es uns ja heute geht, ist darüber zu sprechen, wie man effektiv kommuniziert, beziehungsweise auch wie man ja kommuniziert, ohne möglichst gestört zu werden.
Jochen: Genau, denn es ist ja das Entscheidende, dass man als Unternehmer immer Phasen hat, in denen man sich mit Themen beschäftigen kann. Also als Unternehmer ist es wichtig, die Strategie auszuarbeiten, sich über Dinge, wie sie sich weiterentwickeln sollen, Gedanken zu machen, man braucht Zeit sich zu erholen, den Kopf auch mal einfach schweifen zu lassen und dafür ist es wichtig, dass man sozusagen nicht in so einem reaktiven Modus ist, in dem man auch ständig nur reagiert. Also man kommt dann ins Büro und was dann passiert, ist, dass man angesprochen wird von jemand und dann reagiert, danach kommt der nächste und möchte was und der nächste und der nächste und letztendlich hat man ein paar Punkte, die man dann vielleicht erreichen wollte für den Tag und abends sagt man sich dann, „Mensch, ich hab ja gar nichts geschafft“. Kennst du das?
Achim: Das kenne ich und ich habe neulich wieder einen Artikel gelesen, über den ich nachgedacht habe (sowas passiert ja auch ab und zu mal). Und dann ging es wieder über irgend so ein schickes Unternehmen, ich weiß nicht mehr, welches es gewesen ist, auf jeden Fall sehr modern. Ein modernes, junges Unternehmen, sehr erfolgreich und da wurden die Unternehmer/ die Inhaber interviewt und dann wurde natürlich auch zur Firmenphilosophie befragt und dann ging es wieder darum, wie man natürlich mit den Mitarbeitern umgeht. Und das fand ich spannend, weil dort wieder gesagt wurde, „Ja, bei uns herrscht ja die Politik der offenen Tür, also unsere Tür, unsere Chefbüros sind immer offen, da kann man jederzeit reinkommen als Mitarbeiter, egal wer man ist, vom Praktikanten bis hin zur obersten Stelle und wir haben immer ein offenes Ohr“. Und dachte ich, das klingt ja erstmal total toll, das ist ja super, wenn die so sind und sehr nahe an ihren Mitarbeitern dran, aber im nächsten Moment habe ich dann auch gedacht so, ok, ob das wirklich so effektiv ist, wage ich jetzt zu bezweifeln.
Jochen: Ja allerdings. Also ich kann mir das nicht so richtig vorstellen, denn schlussendlich ist man ja immer dann dabei, das man auf entsprechende Situationen reagiert. Man ist ja eigentlich dann komplett fremdgesteuert, ne?
Achim: Ja, ich meine, es ist eben die Frage, wie wird das jetzt genutzt im Unternehmen und wie sind die Hierarchien, wie klar sind auch die Strukturen? Also kommt jetzt jeder mit jedem Problem zum Chef oder wird das anderweitig abgefedert? Passiert das einmal am Tag, dass jemand reinkommt, oder kommt 20 mal am Tag jemand durch die offene Tür spaziert und will was? Wenn letzteres der Fall ist, dann haben wir wieder so ein klassisches Thema, nämlich abends ab 18 Uhr fange ich dann an zu arbeiten, weil tagsüber komme ich nicht dazu.
Jochen: Genau, genau, erinnerst du dich? Genau, erinnerst du dich daran, wir haben ja vor Jahren mal einen Startup gegründet, beziehungsweise waren in der Finanzierungsphase.
Achim: Richtig.
Jochen: Und da haben wir auch ein anderes Startup-Unternehmen getroffen und da sagt einer vom Management, ich glaube CEO oder CFO oder einer der Management.
Achim: Irgendwas mit C.
Jochen: Ja, mit C vorne, genau. Ein C vorne. Der sagte dann, „Ja eigentlich komme ich immer erst abends zum arbeiten, weil tagsüber Meetings und Kommunikation und abends ist dann ruhig und dann ist niemand im Büro und dann komme ich zum arbeiten“. Das hört man.
Achim: Ja, aber das hörst du doch von ganz vielen Menschen, also auch nicht nur von Unternehmern, auch von Management-Positionen, die alle sagen, „So ok, also soll ich jetzt mal arbeiten?“, aufgrund der vielen Meetings. Dann kommen Leute zu mir ins Büro, dann will jemand was von mir, dann kriege ich Anrufe, E-Mails, etc. und das muss alles gemacht werden und so abends so ab 18 Uhr da wird es dann ruhiger und da fange ich dann an zu arbeiten. Und das ist ja eigentlich nicht der Ziel.
Jochen: Genau, also wie könnte man es anders machen, oder wie kann man es anders machen? Vielleicht kann ich einfach mal von mir erzählen, wie ich das handhabe, zum Beispiel mit Anrufen.
Achim: Ja, wenn es sich nicht vermeiden lässt.
Jochen: Ja, also wir können auch über deine Anrufe reden.
Achim: Nein, erzähle mal.
Jochen: Ich habe sozusagen die Closed-Door-Politik bei meinen Anrufen. Ich habe neulich einen Anruf bekommen, da stand irgendwie irgendein Autoportal und dachte ich, ‚Oh, kenn ich nicht‘ – war dann ein neuer Kunde, der angerufen hat.
Aber das Entscheidende ist bei mir, dass ich halt einfach immer mir bestimmte Zeitkontingente hinlege und dort bestimmte Aufgaben durchführe, mir sozusagen Blöcke dort hinlege und in dieser Zeit will ich auch nicht gestört werden. Das bedeutet, wenn mich jemand anruft, dann schaue ich zunächst einmal, wer das ist. Wenn keine Nummer zu sehen ist, gehe ich erst gar nicht ran, wenn eine Nummer zu sehen ist, die ich nicht kenne, auch nicht und selbst wenn ich denjenigen kenne, dann warte ich erstmal ab, was letztendlich sein Anliegen ist. Das heißt, ich mache das so, dass ich erstmal dann ihn auf die Mailbox sprechen lasse und dann warte ich erstmal ab und gucke, wer ist das denn, der da gerade anruft? Gut, es gibt ein paar Ausnahmen, wie zum Beispiel dich, da würde ich dann natürlich sofort rangehen.
Achim: Ja, ist klar. Ich wollte gerade sagen – gerade wollte ich sagen, jetzt weiß ich, warum du nie ans Telefon gehst, wenn ich dich anrufe.
Jochen: Ja, ja genau.
Achim: Jetzt weiß ich, in welcher Prioritätenliste ich da so stehe, ja.
Jochen: Ja, ja. Also das ist so.
Achim: Das ist so, ja.
Jochen: Genau, das genau ist so. Und dann frage ich die Mailbox ab und wenn es was Dringendes ist, dann gucke ich, ok, ist es jetzt wirklich wichtig zurückzurufen, oder kann ich kurz eine E-Mail schreiben, oder wie kann ich dem begegnen, oder ist es vielleicht in der nächsten Pause, die ich letztendlich dann mache, weil ich meinen Tag schon durchaus so in so Arbeitsphasen eben strukturiere, kann ich da vielleicht dann entsprechend zurückrufen oder mich zurückmelden oder in eine Form kommunizieren? Und das hilft sehr gut.
Da ist natürlich ein bisschen Disziplin notwendig, weil man natürlich geneigt ist, am Anfang ging es mir immer so, „Ja, was gibt’s denn da, was will der denn?“ und so, „Ah, was könnte das denn sein?“ und man ist neugierig, ne? Aber schlussendlich ist ja die Frage an Euch auch dort draußen, gibt es eigentlich etwas oder gibt es viele Dinge, die vielleicht nicht einfach eine halbe Stunde oder eine Stunde warten können?
Achim: Ja, natürlich. Also einmal das und man kann es ja auch noch so ein bisschen klassifizieren, wenn man das möchte. Also es gibt ja auch unterschiedliche, sage ich mal, Arten oder Dringlichkeiten von Anrufen. Also es gibt den Anruf, den man jetzt beispielsweise gar nicht erwartet hat, wie du sagst, wo man denkt so, ok, Nummer kenne ich vielleicht noch nicht mal, hat auch nicht auf den Anrufbeantworter gesprochen, scheint nicht so dringend zu sein. Ich kenne es auch nicht, also brauche ich nicht zurückzurufen. Dann gibt es aber vielleicht auch die Anrufe, wo man sagt, „Ok, ich habe jetzt schon die letzten drei Tage versucht den Kunden X zu erreichen, hab das nie geschafft, weil der auch immer in Meetings ist und jetzt ruft der mich zurück, endlich und ich brauche dringend eine Information von ihm beispielsweise“, dann logischerweise macht es auch Sinn, da den Anruf zu beantworten, ja?
Jochen: Ja klar.
Achim: Insofern kann man das ja auch für sich noch priorisieren. Mittlerweile kann man ja sogar im Telefon, wenn man das möchte, Favoritenlisten und ähnliches einführen, wo man sagt, „Ok, die Anrufe kommen zu mir durch in der Zeit, die Anrufe nicht“.
Jochen: Ah ja.
Achim: Ich weiß nicht, ob das jetzt bei allen Telefonen geht, aber bei Apple ist das ja, beim iPhone ist das ja irgendwie so, dass bestimmte Anrufe kommen halt durch in einer bestimmten Zeit, die man definieren kann, andere wiederum nicht.
Jochen: Interessant, ja.
Achim: Ja?
Jochen: Wusste ich gar nicht, dass das geht.
Achim: Ja, ich hab es auch ehrlich gesagt auch noch nicht so richtig ausprobiert. Da gibt es so eine „Bitte nicht stören“ oder „Nicht-Stören-Funktion“ und damit müsste das meines Erachtens, wenn ich jetzt nicht völlig falsch liege, müsste das gehen.
Jochen: Ah ja.
Achim: Also das heißt, man kann das noch so ein bisschen priorisieren, weil ich weiß, es gibt so den Einwand von dem einen oder anderen vielleicht, der sagt, „Ja, das ist sehr schön, dass ich meine Anrufe auf bestimmte Zeiten lege und während der anderen Zeit nicht ans Telefon gehe“, aber wenn ich natürlich sehr viel mit dem Telefon arbeite, sehr viele Anrufe bekomme oder auch auf sehr viele Anrufe warte, weil ich Informationen benötige, die ich brauche, um weiterarbeiten zu können, muss ich es natürlich ein Stück weit filtern für mich, ja? Was ist notwendig, was ist eben nicht notwendig?
Jochen: Das stimmt, wobei eben da genau die Frage ist, ob ich das nicht vielleicht dann anders strukturieren kann, also weil letztendlich kommt es auch darauf an. Wenn jetzt das Telefon das wichtigste Instrument in meiner Arbeit ist, dann ist es ja auch eine völlig andere Frage.
Achim: Ja natürlich, klar.
Jochen: Aber gehen wir mal davon aus, ich bin Unternehmer und ich will einfach bestimmte Dinge realisieren, muss mich um bestimmte Dinge kümmern, will, dass mein Unternehmen vorankommt und werde immer wieder aus dieser Arbeit herausgerissen, weil jemand auf mich zukommt, sei es per Telefon, sei es per E-Mail. Sind wir schon wieder schön bei dem Thema E-Mail. Das ist natürlich auch ein Klassiker, denn das größte Problem ist ja, wenn ich E-Mails mir anschaue und auch beantworte oder mich damit beschäftigte, dass ich meistens zu der Aufgabe, die ich vorher gemacht habe, gar nicht mehr zurückkomme.
Achim: Ja, das ist genau der Punkt. Es gibt ja auch sogenannte Untersuchungen dazu, liest man verschiedene Mal, die eben besagen, dass es tatsächlich so ist, dass durch dieses, gerade das Thema E-Mail und natürlich auch Telefon, aber E-Mail ist ja mittlerweile fast eigentlich noch schlimmer, aus der eigentlichen Aufgabe herausgerissen wird und beispielsweise eine Aufgabe, für die man vielleicht normalerweise 15 Minuten brauchen würde, wenn man sich einmal konzentriert damit beschäftigt, plötzlich eine Stunde benötigt oder sogar länger, oder man tatsächlich so in der Form gar nicht mehr reinkommt und diese Aufgabe auch nicht in der Qualität erledigt, wie man es normalerweise tun würde. Wenn man dreimal unterbrochen wird, ist irgendwann die Konzentration einfach weg und kommt dafür auch so schnell nicht wieder.
Jochen: Ja absolut.
Achim: Das ist einfach so und deshalb macht es natürlich durchaus Sinn, gerade das Thema E-Mails. Also ein befreundeter Unternehmer von mir beispielsweise, der macht das sehr konsequent, indem er sagt, ok, einmal morgens ruft er seine E-Mails ab und einmal abends ruft er seine E-Mails ab, Punkt. Und dazwischen grundsätzlich nicht. So und dann beantwortet er sie eben auch. Also er filtert es erstmal danach, was muss beantwortet werden. Das ist ja auch wieder, kann man schon fast ein extra Thema drüber machen: Welche E-Mails sind zur Information, welche muss ich beantworten und welche kann ich auch löschen, ja?
Jochen: Genau, genau. Und die große Frage, das ist aber auch ein Thema, was natürlich jetzt so ein bisschen davon abführt, aber eigentlich noch zur Kommunikation passt, ist zu gucken – ja, ich hab es mir zum Beispiel angewöhnt, wenn ich E-Mails bekomme, dass, wenn das jetzt zum Beispiel ein Newsletter-E-Mail ist und die ich eigentlich gar nicht mehr brauche und das ist ja bei den meisten so, dass man sagt, „Ne, das ist ein Thema, was mich gar nicht mehr interessiert“, dann bestelle ich das gleich ab, um einfach dann diese Flut an E-Mails zu reduzieren.
Achim: Ja.
Jochen: Also mein Ziel ist immer sozusagen auf eine Art Informations-Diät zu gehen.
Achim: Ja.
Jochen: Und zu sagen, ich brauche diese Massen von Information gar nicht. Denn auch da, da guckt man mal rein, „Ach, was ist das für ein Angebot?“ und das sind auch wieder Punkte, die einen dann letztendlich ablenken.
Achim: Ja, das meiste davon ist auch nicht notwendig.
Jochen: Genau, genau. Oder Facebook ist ein sehr beliebtes Thema, was einen sehr gut ablenken kann. Ich hab dann mal eine Phase, wo ich dann das mir alles angeschaut habe mit Facebook und inzwischen habe ich das entschieden, dass es bei uns einfach eine bestimmte Regel gibt, wenn jetzt Freundschaftsanfragen kommen, die unter denen das sozusagen gemanagt wird und letztendlich macht das meine Assistentin dann, die dann die Freundschaftsanfragen managt, weil mich macht das nur nervös, mich macht das hibbelig. Ich sehe dann wieder, der hat gerade was geschrieben, der schickt eine Freundschaftsanfrage und das wird mir dann letztendlich alles zu viel. Ja, ich komme dann gar nicht richtig zur Ruhe, ich bin dann immer so – das kenne ich mit diesen sozialen Medien. Bin ich, glaube ich, nicht dafür geboren worden, für soziale Medien.
Achim: Ja, das lenkt ja auch schnell ab.
Jochen: Ja genau.
Achim: Das ist ja so. Aber gut, gehen wir nochmal weiter. Also jetzt haben wir gesprochen über Telefon schon mal, zu sagen, ok, bestimmte Zeiten, in denen das Telefon jetzt angenommen wird. Oder auch zu kategorisieren: Wann gehe ich ans Telefon und mit wem, muss ich wirklich jeden Anruf beantworten, oder kann ich auch später zurückrufen, weil ich gerade eben in einer Aufgabe stecke?
Was natürlich wichtig dabei ist, am besten, wenn es irgendwie möglich ist, das Telefon dann auch so zur Seite zu legen, dass man gar nicht erst draufguckt, wer es ist.
Jochen: Ja.
Achim: Beziehungsweise eben mit der Funktion, die ich beschrieben habe, die Anrufe werden halt durchgestellt, von denen man sagt, „Ok, die sind für mich notwendig, die möchte ich“, aus welchen Gründen auch immer.
Jochen: Ja.
Achim: Und ansonsten, wenn es ansonsten klingelt, weiß ich (oder sowieso auf lautlos), muss ich mir darüber gar keine Gedanken machen, da nur die Anrufe durchkommen von Menschen, die für mich wichtig sind in dem Moment.
Jochen: Genau, genau. Ich hab das zum Beispiel, wenn ich tagsüber meine Gesundheitsübung mache. Ich mache so eine chinesische Gesundheitstechnik seit vier Jahren jeden Tag und da lege ich das Handy zum Beispiel in einen völlig anderen Raum in die Schublade, weil mich das einfach nervös macht, während ich dann einfach übe.
Achim: Ja.
Jochen: Und das geht meist so 40 Minuten und in der Zeit bin ich dann einfach nicht erreichbar.
Achim: Ja.
Jochen: Und da ist es nie ein Problem. Also ich glaube, das größte Problem, was man sich damit macht, ist man selbst, ne? Dass man eben sagt, „Um Gottes Willen, was will da passieren können in den nächsten 40 Minuten?“ und das ist ja meist dann gar nicht so dramatisch, ja. Oder wenn man dann eben 10 Minuten später antwortet.
Achim: Also wenn man es mal genau überprüft, ist es selten dramatisch. Also es ist eher dramatisch, wie oft man auf sein Telefon guckt, ja? Oder auf sein Smartphone, sei es für Telefonate oder eben für E-Mails, Facebook, etc.
Gibt es auch Studien mittlerweile, die schon teilweise erschreckende Zahlen haben, wie oft am Tag und wie lange man am Tag – ich glaube, es waren bestimmt dreieinhalb Stunden oder irgendwas, die man sich mit seinem Telefon beschäftigt.
Jochen: Ja, also selten.
Achim: In welcher Form auch immer. Und da ist natürlich die Frage, ob das jetzt so sinnvoll ist oder nicht.
Aber wir waren eben nochmal und da würde ich nochmal drauf auch eingehen wollen…
Jochen: Ja?
Achim: Bei diesem Thema der offenen Tür, also Politik.
Jochen: Ja.
Achim: Immer reinkommen können. Das ist ja auch so ein Thema häufig.
Also jetzt sitzt du da im Büro und Mitarbeiter wollen ja nicht nur jetzt per E-Mail oder Telefon – gut, wenn sie im eigene gleichen Büro sitzen meist sowieso nicht per Telefon, je nach Größe des Büros allerdings – was von dir und wie gehst du damit um? Also weil du sagst, „Ok, ich möchte ja durchaus ansprechbar sein für meine Mitarbeiter“, ja?
Ich persönlich muss trotzdem sagen, dass ich nichts von dieser Politik halte, permanent offene Türen in dem Sinne zu haben, dass jeder die ganze Zeit zu mir reinkommen kann, sondern ich vereinbare schon auch ganz klar Termine, ja? Beziehungsweise weiß jeder Mitarbeiter bei mir, dass er, wenn er irgendwie sprechen möchte, im Zweifelsfalle irgendwie eine E-Mail schickt und sagt, „Du, ich hab hier ein Thema, was ich besprechen möchte, wann können wir das tun?“ und dann sage ich, „Ok, dann und dann bin ich da, dann können wir das machen, passt das für dich?“.
Und andersrum mach ich das aber auch, das ist auch ganz wichtig für mich, dass ich auch nicht über die Zeit meiner Mitarbeiter bestimme, sondern eben auch sage, „Ok, wann können wir über dieses Thema X oder Y sprechen?“. Das variiert natürlich auch nach Timing, wenn es um irgendwelche Abgabeprozesse geht, ja? Ist natürlich auch klar und das kann man sich auch mit aufnehmen, aber das ist den Beteiligten, mit denen man kommuniziert, ja meistens auch bewusst, dass es jetzt nicht noch irgendwie sechs Wochen Zeit hat in die Zukunft, ja?
Jochen: Ja. Und du hattest ja auch im Vorgespräch gesagt, dass du da auch so ein bisschen deine Art der Kommunikation geändert hast, ne? Dass du also gesagt hast, „Ich bin jetzt gar nicht mehr – also gehe erstmal davon aus, dass ich nicht im Büro bin“.
Achim: Richtig, genau. Also ich hab das irgendwann mal umgestellt, weil ich doch häufiger den Fall hatte, dass jemand auf mich zugekommen ist, also Mitarbeiter auf mich zugekommen ist und was von mir wollte und das vielleicht zu einem Zeitpunkt – also klassisches Beispiel war immer so abends, irgendwie 18 / 19 Uhr, wenn ich vielleicht Richtung Heimat wollte und dann kommt noch jemand um die Ecke und sagt, „Du, hier ist noch eine Präsentation, kannst du da mal rübergucken, weil die muss jetzt heute eigentlich noch abgegeben werden?“, so. Und dann, ja, irgendwann bestimmt jemand natürlich über meine Zeit; ich hatte jetzt beschlossen Feierabend zu machen, für mich war mein Tagwerk geschafft und jetzt ist die Erwartungshaltung eines Mitarbeiters, dass ich mich darum kümmere. So und daraufhin habe ich dann für mich das komplett umgestellt und gesagt, „Passt auf, geht einfach davon aus, dass ich nicht da bin“, ja?
Jochen: Wie hast du das kommuniziert?
Achim: Genauso.
Jochen: Ja, bist du dann, hast du gesagt, „Kommt mal alle zusammen, ich will euch mal was sagen“, oder wie hast du das gemacht?
Achim: Naja, also wir haben bei uns sowieso einmal im Monat ein Meeting, wo es um allgemeine Themen geht, also alles, was jetzt nicht nur so ein Projekt ist. Also einmal so ein Projektupdate von allen Projekten einerseits, aber eben auch sonstige Geschichten, die das Miteinander im Büroalltag beispielsweise betrifft oder sonstige Themen, Verbesserungsvorschläge. Also das ist völlig frei, jeder kann dort halt Themen einreichen, die für ihn von Belang sind.
Jochen: Ok und wie lang geht das Meeting immer so in der Regel?
Achim: Eine Stunde.
Jochen: Ok, sehr gut. Ja.
Achim: Also wir dehnen das jetzt nicht aus auf einen halben Tag, also da kommt auch nicht jeder mit jedem Kram um die Ecke, sondern da, wo man sagt, „Ok, das finde ich, sollte jetzt in der großen Runde kurz besprochen werden“, dann geht das also maximal eine Stunde. Es gibt aber auch Zeiten, also Monate, wo man zusammenkommt und nach 20 Minuten schon wieder durch ist, ja?
Jochen: Ja klar.
Achim: Weil einfach nicht so viel anfällt. Gibt auch manchmal den Moment, gerade wenn wir jetzt neuere Projekte haben, dann dauert das halt unter Umständen ein bisschen länger.
Aber gut, das war ja nicht das Thema, sondern im Rahmen so eines Meetings habe ich das dann eben auch gesagt, „Passt auf, geht davon aus, dass ich erstmal nicht da bin und wenn ihr was von mir möchtet, dann mailt mich an oder schickt mir eine SMS, was auch immer, aber per Mail ist ja auch einfach und dann vereinbaren wir ganz klar Termine miteinander“.
Und ich mach das andersrum auch, also ich schicke eben auch eine E-Mail und sage, „Du, ich hab die und die Themen, können wir dazu sprechen? Wann? Wann passt das?‘, oder ich mach irgendwie Terminvorschläge und optimaler Weise mache ich zumindest zwei unterschiedliche Vorschläge.
Jochen: Ok.
Achim: Und das funktioniert auch sehr gut, weil damit eben weder ein Mitarbeiter über meine Zeit bestimmt von vornerein, noch ich über die Zeit eines Mitarbeiters bestimme.
Jochen: Das finde ich sehr gut, weil ich glaube, dass Kommunikation eben damit anfängt, dass man das, was man möchte, eben auch selber praktiziert.
Also wenn ich mit jemand sprechen möchte, dann versuche ich immer einen Weg zu finden und die zu fragen, „Ich würde gerne mit dir sprechen, hast du dann und dann Zeit?“. Ob das jetzt ein Kunde ist, ob das jetzt ein, sage ich mal, jemand, der für mich arbeitet, ist, ein Mitarbeiter ist, das spielt für mich erstmal keine Rolle.
Und ich finde es wichtig, respektvoll mit der Zeit des anderen umzugehen. Oft stelle ich dann einfach fest, „Ja, ich bin von dann und dann im Büro“, sage ich, „Gut ok, ich würde Sie dann und dann anrufen“.
Achim: Ja, das mache ich auch. Mittlerweile gehe ich immer stärker dazu über, auch feste Zeiten zu vereinbaren, weil diese permanent aneinander vorbeitelefonieren raubt halt einfach enorm viel Zeit und das reißt einen auch trotzdem wieder raus. Also dann sehe ich, ok, der ruft jetzt an, „Na, jetzt passt es bei mir gerade nicht“, ich weiß aber, wir haben schon dreimal aneinander vorbeitelefoniert, also neigt man womöglich doch dazu, ans Telefon zu gehen und dann stellt man fest, der andere hat aber jetzt gar nicht großartig Zeit, wollte sich nur mal kurz zurückmelden, weil ich ja angerufen hatte, so, dann sagt man, „Ok, wir verabreden uns wieder auf einen anderen Termin“. Also insofern versuche ich schon auch in erster Linie das per E-Mail zu fixieren und zu sagen, „Ok, darum geht es mir, ich brauche 30 Minuten, was auch immer, 40 Minuten ungefähr, wann können wir dazu reden?“ und machen optimaler Weise zwei oder drei Terminvorschläge.
Jochen: Ok.
Achim: Ja und das funktioniert auch. Ich hatte es gerade vor kurzem mit einem potentiellen Neukunden, wo ich also zwei Wochen lang, weil ich das dann nicht konsequent gemacht habe und diese lockere, „Ja, wir telefonieren dann Anfang kommender Woche“, was natürlich überhaupt nicht funktioniert hat, ja? Ich hab die ganze Woche ein schlechtes Gewissen gehabt, hab es eins-, zweimal versucht, hab auch gesehen andersrum, dass der Kunde versucht, hat mich zu erreichen. Das hat sich bis Freitag so durchgezogen.
Jochen: Ah ja.
Achim: Und bis ich dann irgendwie diese Kette durchbrochen habe und gesagt habe, „Ok, das hat so einfach keinen Sinn“ und einen konkreten Telefontermin oder zwei per E-Mail gemacht habe, so. Und Schwuppdiwupp war das Problem eben auch gelöst. Aber dieses permanente Versuchen sich gegenseitig zu erreichen, macht meistens keinen Sinn.
Jochen: Ja. Ich hatte auch mal den Fall, da habe ich ein Projekt gemacht und da war es so, dass ich den Ansprechpartner dann auch nicht erreichen konnte und ich hab schon fast in den Hörer gebissen, in den Tisch gebissen und einfach gar keine Lust mehr gehabt, das noch weiter zu machen und irgendwann habe ich dann entschieden, „Ja, wir machen jetzt Termine. Wir machen jetzt einfach Telefontermine“. Wir machen vier aufeinanderfolgende Termine, wo wir die Sachen besprechen und wenn es dann eben nichts zu besprechen gibt, dann findet der Termin nicht statt und ansonsten werden einfach diese Termine wahrgenommen. Und ab diesem Punkt hat es dann viel, viel besser funktioniert, weil dann einfach diese Klarheit da ist.
Ein weiterer Aspekt, den ich dabei finde, ist einfach, dass man, also mir geht das oft so, dass, wenn mir jemand sagt, „Ja, ich melde mich dann nachher“, ich unruhig bin, ja?
Achim: Ja.
Jochen: Also ich bin irgendwie so ein bisschen latent unruhig, weil ich weiß jetzt nicht genau, „Ruft der jetzt an, ruft er nicht an? Kann ich jetzt rausgehen?“, so ein bisschen nach dem Motto, ja. Und ich kann mich dann einfach nicht entspannen, während ich dann, wenn ich Klarheit habe, viel, viel klarer meinen Tag auch strukturieren kann und ich kann dann einfach ein bisschen drum rum arbeiten, ne? Ich kann sagen, „Ok, dann mache ich das, dann mache ich das, dann mache ich und da habe ich den Telefontermin“ und dann passt das.
Achim: Ja, das ist auch viel, viel effektiver, weil häufig neigt man ja einfach dazu, zu sagen, „Ja, wir telefonieren dann am Donnerstag oder Freitag mal, um alles weitere zu besprechen“, so. Dann weiß man, „Ok, Donnerstag, Freitag telefoniere ich, habe ich dieses Telefonat vor mir“ und dann gibt es bestimmte Zeitfenster, die mir nicht passen, dann habe ich es mir nicht im Kalender geschrieben, weil ich ja keine feste Uhrzeit gehabt habe und dann fällt mir dann am Freitag plötzlich ein, „Verdammt, ich wollte den ja irgendwie anrufen. Ok, Donnerstag oder Freitag, heute ist ja Freitag, wunderbar“, also versuche ich es, geht nicht ran, ja? So. Ruft er mich zurück, kann ich nicht rangehen. Und dann geht das eben los mit diesem Ping Pong.
Und da hast du vollkommen Recht, diese Ruhe hat man dann eben nicht, sondern man ist innerlich irgendwie unruhig, weil es gibt immer noch ein To-do, was man erfüllen muss.
Jochen: Ja.
Achim: Und gerade wenn es ein Kunde ist, empfinde ich es so, dass ich eine etwas höhere Verpflichtung habe als mein Kunde, ja?
Jochen: Das ist interessant, weil ich dachte, nur mir geht es so.
Achim: Ne, ne. Also ich glaube, dass das vielen so geht.
Jochen: Das ist schön, dass wir darüber reden, ja.
Achim: Weil klar, es ist der Kunde und ich arbeite in der Dienstleistungsbranche, also ist es an mir, eben auch mehr zu geben für meinen Kunden. Also die Erwartungshaltung an meinen Kunden ist für mich nicht so hoch wie an mich selbst, dafür zu sorgen, dass dann diese Kommunikation zustande kommt, ja? Der Kunde hat da eine gewisse Freiheit, der kann mir auch sagen, „Oh ja, wir wollten ja telefonieren, habe ich nicht dran gedacht. Hach naja, machen wir halt nächste Woche“ und ich kann das nicht sagen für mich. Also ich fühle mich dann nicht gut, weil ich den Kunden dann nicht gut betreut habe und sage, das ist auch kein gutes Zeichen gegenüber dem Kunden, wenn ich jetzt gesagt hätte, ich melde mich Donnerstag oder Freitag und hab es dann nicht getan. Also hab ich immer das Bedürfnis, ihm doch nochmal eine E-Mail hinterherzuschicken und zu schreiben, „Ich hab ja versucht sie zu erreichen, lieber Kunde“.
Jochen: Schön, das mache ich auch immer.
Achim: Ja, aber das macht ja noch mehr Arbeit dann. Also viel einfacher wäre es, zu sagen, „Ok, nicht Donnerstag oder Freitag, sondern Donnerstag 15 Uhr oder Freitag 10 Uhr, was wollen Sie?“, ja?
Jochen: Ja.
Achim: Problem gelöst.
Jochen: Ja.
Achim: Aber ich denke, der Punkt ist klar also.
Jochen: Der Punkt ist einfach klar, wir reden eben darum, bin ich reaktiv in irgendeiner Form, oder bin ich proaktiv? Das heißt, teile ich mir meinen Tag ein, strukturiere meinen Tag hier auch wieder, oder lasse ich die Dinge auf mich zukommen?
Achim: Ja.
Jochen: In dem Fall Dinge auf mich zukommen zu lassen ist halt sehr, sehr schwierig, weil ich dann sozusagen wie so ein Fähnchen im Wind halt auch hin und hergerissen werde, ne?
Achim: Einmal das und gerade dieses Termine vereinbaren, ob das mit Kunden ist oder Geschäftspartnern oder von mir aus auch Mitarbeitern und egal, ob per Telefon oder per E-Mail oder was auch immer, SMS oder WhatsApp oder keine Ahnung, zeugt auch einfach davon, dass man, also es wirkt professionell und strukturiert, weil man selbst derjenige ist, der dafür sorgt, dass es konkret gemacht wird.
Also dieses, „Wir telefonieren mal. Ja, lieber Mitarbeiter, wir sprechen mal über das Thema, lass uns mal nächste Woche zusammensetzen“, ja, die nächste Woche ist halt lang, ja? Und wenn man nichts Konkretes ausmacht und es nicht im Kalender steht, dann kann man auch dazu von ausgehen, dass es zu 50% irgendwie untergeht.
Und wenn ich aber sage, „Ok, wunderbar, dann lass uns doch dann und dann und um die und die Uhrzeit oder alternativ dann und dann“ und das ist eigentlich mit allen Menschen, mit denen man im Jobkontext in Berührung kommt, dass man sehr schnell auch dafür steht, „Ok, der macht die Dinge immer sofort konkret“, ja?
Jochen: Ja.
Achim: Also wenn ich mit Jochen telefoniere oder spreche oder kommuniziere in irgendeiner Art und Weise, dann kann ich davon ausgehen, das ist konkret, weil der sagt mir, „Ok, wollen wir mal Donnerstag um 15 Uhr oder Freitag um 16 Uhr“, so.
Jochen: Genau, genau, so mach ich das.
Achim: Das zeugt ja auch von Professionalität.
Jochen: Ja, auf jeden Fall. Und vor allem auch von, den anderen wertschätzen in seiner Zeit.
Achim: Richtig.
Jochen: Also dass man halt auch hingeht und sagt – bei mir ist das zum Beispiel so, ich versuche immer einen anderen Kommunikationskanal erstmal zu nutzen, außer Telefon, weil ich der Meinung bin, dass, wenn ich jemand anrufe, die Wahrscheinlichkeit, dass ich ihn störe, sehr, sehr groß ist. Er ist vielleicht mit irgendwas gerade beschäftigt, er ist in irgendeiner Arbeit drin, dann kann ich kurz sagen, „Können wir kurz telefonieren? Wann würde es Ihnen passen?“.
Achim: Ja.
Jochen: Oder „Wann würde es dir passen? Geht irgendwie was kurzfristig“ und dann kann er sagen, „Ja“ „Nein“ oder „Morgen“ und dann kann ich was ausmachen. Ich kann mich danach richten, er kann sich danach richten und ich kann mich drauf einstellen, er kann sich drauf einstellen und es ist eine Win-win-Situation. Das ist eine sehr schöne Geschichte, die ich jedem empfehlen kann für sich umzusetzen, die eben auch noch mehr Klarheit ins Unternehmen bringt und mehr Klarheit in das tägliche Tun.
Achim: Richtig, genau.
Jochen: Und wir dürfen ja eins nicht vergessen: Wir als Unternehmer stehen im Mittelpunkt auch des Unternehmens und wir sind letztendlich die, die das Unternehmen auch voranbringen, mit dem Team der Mitarbeiter zusammen. Und es ist wichtig, dass man diese Bereiche der Zeit auch schützt, ja? Dass man sagt, „Ok, der Bereich ist hierfür, dieser Bereich ist dafür“ und diese Zeiten, die brauche ich auch, um bestimmte Dinge voranzubringen. Wenn ich immer nur wie so ein Fähnchen im Wind hin und hergerissen werde, dann habe ich gar keine Möglichkeit und gar keine Zeit, mich um diese Dinge zu kümmern, die wichtig sind.
Achim: Ja, also es ist auf jeden Fall empfehlenswert seine eigene Kommunikationsstruktur sich mal anzuschauen und mal zu überprüfen, mal sich das bewusst zu machen, wie ist es bei mir, wie gehe ich damit eigentlich um? Lasse ich mich nicht auch sehr stark von außen steuern und was kann ich tun, damit ich das irgendwie verhindere?
Sei es eben per Telefon, per E-Mail oder auch im persönlichen Kontakt mit Mitarbeitern oder sonstigen Menschen. Das finde ich, ist schon mal enorm hilfreich, weil ich sehe das bei uns auch. Wir haben das jetzt schon vor Jahren eingeführt, bestimmte Systeme eben, wie man kommuniziert bei uns, was geht, also wie man es tun sollte und wie eben nicht und ich stelle eben fest, dass das im Laufe der Zeit auch gerne mal wieder einschläft. Das wird dann eben nicht mehr konsequent gemacht und umgesetzt und ich kann mich da auch nicht ausnehmen, also mir geht das auch so. Also dann ist meine Bürotür halt eben offen und dann kommt halt der Erste rein, „Ach Achim, ich wollt nochmal kurz fragen, ob…“ und dann, „Ja ok, klar, lass uns darüber reden“. So und schwupp bin ich irgendwie raus aus dem, was ich gerade machen wollte oder gemacht habe, setze mich mit dem hierhin und spreche mit dem darüber und hinterher fange ich dann wieder von vorne an und sage, „Ok, wo war ich eigentlich vorher stehengeblieben?“. Und das kann auch tatsächlich drei-, viermal passieren, bis mir das dann wieder bewusst wird und ich wieder aktiv daran arbeite, das zu verändern und auch das ins Bewusstsein der Kollegen und Mitarbeiter wieder zu bringen.
Jochen: Ok.
Achim: Das ist, glaube ich, auch ganz wichtig, also so ein bisschen, wir hatten es ja vorhin, wie die guten Vorsätze im neuen Jahr; also in den ersten Wochen ist das wunderbar, aber dann geht das auch schnell wieder, vergisst man das schnell wieder.
Und das ist so ein bisschen vielleicht auch der Appell an der Stelle, die eigene Kommunikation mal zu checken, mal zu überprüfen und nach genau solchen Dingen zu analysieren.
Jochen: Ja, prima. War das schon deine Zusammenfassung quasi?
Achim: Wenn man so will, war das schon meine Zusammenfassung, ja.
Jochen: Ok, gut.
Achim: Oder hast du noch was vermisst jetzt?
Jochen: Ne, ich hab eigentlich nichts vermisst. Ich würde sagen, das ist ganz klar, dass man eben gucken soll für sich, wie kommuniziere ich? Bin ich eher jemand, der reagiert, oder bin ich jemand, der das proaktiv gestaltet?
Klarheit ist wichtig, dass man eher Termine vereinbart, dass man Leute möglichst nicht einfach anruft, sondern Termin vereinbart. Dass man am Ende eines Meetings vielleicht gleich einen Folgetermin vereinbart, oder eines Gesprächs, um nicht in die Schleife zu kommen, dass man sich gegenseitig immer erreichen muss und so Ping Pong spielt.
Dass man andere Kommunikationswege findet, um mit jemanden einen Termin zu machen, außer Telefon. Und dass man möglichst seine E-Mails behandelt wie der Teufel die arme Seele.
Achim: Der Teufel die arme Seele?
Jochen: Nein. Nein, andersrum.
Achim: Was?
Jochen: Dass man das meidet wie Pest und Schwefel.
Achim: Der Teufel das Weihwasser, meinst du.
Jochen: Genau, genau. Wie der Teufel das Weihwasser. Ja? Im Idealfall eben zweimal am Tag, wenn man es dann nicht schafft mit zweimal am Tag, dann eben ein wenig weniger.
Und dass man auch nachsichtig mit sich ist, wenn man merkt, es schleicht sich wieder so ein Kommunikations-Schlendrian ein, dass man dann sagt, „Ok, alles auf Anfang“, ja? Gibt’s ja diesen Film Zucker – alles auf Anfang.
Achim: Genau.
Jochen: Und wieder von vorne anfängt und sagt, „Ok, Ärmel hochgekrempelt, was kann ich wieder verbessern?“. Denn so ist es ja, wir müssen uns nichts vormachen, kein Mensch ist perfekt und wir müssen einfach immer wieder, oder sollten einfach immer wieder hingehen und sagen, „Ja ok, das ist mir aber wichtig, also setze ich mich dafür ein, was muss ich tun?“.
Achim: Das hast du sehr schön formuliert.
Jochen: In diesem Sinne, Achim.
Achim: Jetzt störst du mich nicht länger, ne?
Jochen: Ja, ich hab ja gar keine Zeit, ich muss jetzt mal schnell meine E-Mails checken.
Achim: Genau.
Jochen: Ja, also liebe Zuhörer dort draußen, ich wünsche euch viel Spaß diese Woche mit dem Thema Kommunikation. Schaut euch einfach mal an, wie das bei euch ist. Und denkt daran: Ihr habt das Recht glücklich zu sein.
Achim: So sieht’s aus.
Jochen: Bis zur nächsten Woche.
Achim: Bis zur nächsten Woche.